Firmowa aplikacja w Power Apps, a od 2027 bez licencji Premium jej nie otworzysz: dopłacić Microsoftowi czy przenieść ją do własnej?

Kilka lat temu ktoś w dziale zbudował w Power Apps aplikację do zgłoszeń, zamówień wewnętrznych albo protokołów z odbiorów. Działała, bo cała firma i tak pracowała w Microsoft 365, a licencje „jakoś były”. Teraz przychodzi mail od partnera licencyjnego albo z IT: przy odnowieniu umowy trzeba policzyć licencje Power Apps Premium dla każdego, kto z tej aplikacji korzysta, a od 2027 roku kosztują one więcej.

Według komunikatów Microsoftu i analiz partnerów licencyjnych harmonogram wygląda tak: od 1 listopada 2026 odnawiane licencje Premium nie zawierają już kredytów AI Builder, od 1 stycznia 2027 cena Power Apps Premium rośnie z 20 do 22 USD za użytkownika miesięcznie, a od lutego 2027 Microsoft zaczyna egzekwować licencje: użytkownik bez Premium nie otworzy aplikacji w środowisku zarządzanym (Managed Environments) ani aplikacji opartej na modelu danych (model-driven). Licencji na jedną aplikację (per app) od 2 stycznia 2026 nie kupują już nowi klienci.

Ten wpis nie namawia do wyjścia z Microsoftu. Budujemy aplikacje za 300 zł netto za godzinę i właśnie dlatego zaczynamy od rachunku: w części firm dopłata do licencji jest tańsza i rozsądniejsza niż jakakolwiek przeróbka. Pokażemy, jak to policzyć dla 10 i 25 osób, kiedy zostać, kiedy wyjść i jak wygląda przeniesienie, jeśli rachunek wskaże to drugie.

Najpierw inwentaryzacja: kto naprawdę potrzebuje Premium

Zanim zaczniesz liczyć, sprawdź, co dokładnie macie. W wielu firmach okazuje się, że „aplikacja w Power Apps” to kilka różnych rzeczy o różnych wymaganiach licencyjnych. Proste formularze na listach SharePoint, korzystające wyłącznie ze standardowych łączników, zwykle mieszczą się w licencjach Microsoft 365, które już opłacacie. Premium wymagają przede wszystkim aplikacje oparte na bazie Dataverse, korzystające z łączników premium albo uruchamiane w środowiskach zarządzanych.

• Lista aplikacji – nazwa, właściciel, kto ją zbudował i czy ta osoba nadal pracuje w firmie.
• Źródło danych – lista SharePoint, Excel na OneDrive, Dataverse czy zewnętrzna baza. To ono najczęściej przesądza o Premium.
• Łączniki – standardowe (Outlook, Teams, SharePoint) czy premium (bazy SQL, systemy spoza Microsoftu, własne połączenia).
• Użytkownicy – ilu realnie otwiera aplikację w miesiącu, a nie ilu ma do niej dostęp. Licencjonujesz ludzi, nie ekrany.
• Osoby spoza firmy – podwykonawcy, klienci, serwisanci zewnętrzni. Każda z nich to osobne konto w Waszym katalogu i osobne pytanie o licencję.

Z takiej tabeli wychodzi zwykle jeden z trzech obrazów. Wszystko mieści się w standardzie i temat znika. Jedna lub dwie aplikacje wymagają Premium dla kilku osób. Albo jedna kluczowa aplikacja wymaga Premium dla połowy firmy. Dopiero ten trzeci obraz jest powodem do poważnego rachunku.

Rachunek: 10 i 25 osób w trzy lata

Liczby poniżej to założenia do podstawienia, nie oferta Microsoftu ani nasza. Przyjmujemy nową cenę 22 USD za użytkownika miesięcznie i kurs 3,70 zł za dolara. Podstaw własny kurs i rabaty z umowy. Liczymy trzy lata, bo mniej więcej tyle żyje decyzja o narzędziu.

• 10 osób z Premium. 10 × 22 USD × 12 miesięcy = 2 640 USD rocznie, czyli ok. 9 770 zł rocznie i ok. 29 300 zł w trzy lata. Własna aplikacja tej skali, pierwsza działająca wersja z rolami i importem danych, to u nas typowo 30 h, czyli 9 000 zł netto, raz, plus hosting 0–200 zł miesięcznie. Wynik: po trzech latach zostaje różnica rzędu 13–20 tys. zł, a budowa zwraca się po ok. 11–15 miesiącach (9 000 zł wobec ok. 814 zł miesięcznie licencji, pomniejszonych o hosting), choć przejście kosztuje też czas zespołu. Decyduje to, czy aplikacja ma się dalej rozwijać.
• 25 osób z Premium. 25 × 22 USD × 12 miesięcy = 6 600 USD rocznie, czyli ok. 24 400 zł rocznie i ok. 73 300 zł w trzy lata, bez końca. Pełniejszy wariant własnej aplikacji, z raportami, panelem administracyjnym i połączeniami z tym, czego firma już używa, to typowo 60 h, czyli 18 000 zł netto, raz. Wynik: budowa kosztuje mniej więcej tyle, co dziewięć miesięcy licencji. Licencje rosną z każdą zatrudnioną osobą, a koszt własnej aplikacji nie.
• Kilka osób z zewnątrz. Tu rachunek bywa najmniej przyjemny, bo każdy podwykonawca z dostępem to konto w Waszym katalogu i licencja do opłacenia. We własnej aplikacji osoba z zewnątrz to kolejny login z ograniczoną rolą, bez opłaty za głowę.

W tym rachunku brakuje pozycji, której nie ma w żadnym cenniku: osoby, która aplikację utrzymuje. Aplikacje w Power Apps często buduje jeden entuzjasta z działu, po godzinach. Gdy zmienia stanowisko albo odchodzi, firma zostaje z narzędziem, którego nikt nie umie poprawić, i z licencjami, które trzeba opłacać dalej.

Kiedy zostać w Power Apps (i dopłacić bez żalu)

Uczciwie: są sytuacje, w których wyjście z Power Apps to źle wydane pieniądze. Jeśli rozpoznajesz swoją firmę poniżej, zostań i przeznacz czas na porządek w licencjach, nie na przeróbkę.

• Aplikacja mieści się w standardzie – formularz na liście SharePoint, standardowe łączniki, żadnej bazy Dataverse. Wtedy działa w ramach Microsoft 365 i podwyżka Premium Cię nie dotyczy.
• Premium dotyczy kilku osób – trzy licencje po 22 USD miesięcznie to ok. 2 900 zł rocznie. Żadna przeróbka nie zwróci się w rozsądnym czasie.
• Aplikacja jest głęboko w ekosystemie – zatwierdzenia w Teams, przepływy w Power Automate, raporty w Power BI na tych samych danych. Wyciągnięcie jednego elementu może kosztować więcej, niż daje.
• Ktoś w firmie to rozwija – i ma na to czas w godzinach pracy, nie po nich. Wtedy platforma działa dokładnie tak, jak miała działać.

Kiedy przenieść ją do własnej aplikacji

Rachunek przechyla się w drugą stronę, gdy licencje rosną razem z firmą, a aplikacja przestała być dodatkiem i stała się codziennym narzędziem pracy.

• Użytkownicy z zewnątrz – klienci, podwykonawcy, serwis w terenie. W Power Apps każda taka osoba to konto i licencja, we własnej aplikacji kolejny login z rolą.
• Rosnący zespół – przy 25 osobach licencje to ok. 24 400 zł rocznie, przy 50 dwa razy tyle. Koszt własnej aplikacji nie zależy od liczby osób, które się do niej logują.
• Dane przestają się mieścić – pojemność bazy Dataverse rośnie razem z liczbą licencji, a dokupienie miejsca to kolejna pozycja na fakturze. Tysiące zdjęć z protokołów i załączników potrafią ją szybko wyczerpać.
• Jeden łącznik premium dla wszystkich – płacisz Premium całemu zespołowi tylko dlatego, że aplikacja pobiera dane z jednej zewnętrznej bazy. We własnej aplikacji to jedno połączenie wycenione raz, w godzinach.
• Nikt już nie umie jej poprawić – autor odszedł, każda zmiana to ryzyko. Płacisz wtedy za licencje narzędzia, którego i tak nie rozwijasz.

Mamy w Power Apps aplikację do zgłoszeń serwisowych na Dataverse, 25 osób w firmie i 6 podwykonawców. Partner wycenił odnowienie licencji Premium od stycznia. Chcemy wiedzieć, ile godzin zajmie przeniesienie jej do własnej aplikacji z dostępem dla podwykonawców i jak długo obie mogą działać równolegle.

Jak wygląda przeniesienie, jeśli rachunek wskaże wyjście

Przeniesienie nie oznacza budowy od zera według nowej specyfikacji. Działająca aplikacja w Power Apps to najlepsza specyfikacja, jaką można mieć: ekrany, pola, statusy i reguły już są, a zespół dokładnie wie, czego mu w nich brakuje. Nic nie trzeba wyłączać na start. Obie aplikacje mogą działać obok siebie, dopóki nowa nie przejmie całej pracy, a stare licencje wygasają przy najbliższym odnowieniu.

• Makieta – 8–10 h: 2 400–3 000 zł netto. Klikalne ekrany nowej aplikacji na danych syntetycznych, gotowe w tydzień. Pokazujesz je zespołowi i przełożonemu, zanim zapadnie decyzja o budowie.
• Pilot dla jednego zespołu – 30 h: 9 000 zł netto. Prawdziwa baza, role, historia zmian i import danych wyeksportowanych z SharePoint albo Dataverse. Przy zakupie 30 h na saldo wchodzi 31,75 h.
• Pełna wersja – 60 h: 18 000 zł netto. Raporty, panel administracyjny, dostęp dla osób z zewnątrz i połączenia z systemami, z których korzysta firma. Przy zakupie 60 h na saldo wchodzi 67,25 h.

Na żadnym etapie nie podpisujesz zobowiązania na kolejny. Po każdym opłaconym etapie dostajecie repozytorium z pełną historią zmian, dokumentację i pełne autorskie prawa majątkowe, więc Wasze IT może przejąć kod albo zlecić rozwój komukolwiek. Hosting wybieracie sami: on-premise, Wasza chmura albo nasz zarządzany. NDA obowiązuje od pierwszej wiadomości, wprost z regulaminu, inżynier prowadzący odzywa się w ciągu 24 godzin od opłacenia pakietu, a fakturę VAT wystawia aveneo, software house działający od 2008 roku, którego marką jest uncrn.

Power Apps nie przestaje być dobrym narzędziem. Zmienia się jego cena i to, kto musi za nie płacić. Policz użytkowników, sprawdź źródła danych i łączniki, a potem zestaw trzy lata licencji z jednorazową budową. Jeśli wyjdzie, że dopłata jest tańsza, dopłać i zajmij się czymś innym. Jeśli wyjdzie odwrotnie, wiesz już, od czego zacząć i ile to kosztuje.

← wszystkie wpisy