Firma zamawia catering i chce fakturę: od 1 stycznia 2027 paragon z NIP przestaje nią być. Co musi umieć Twój system zamówień

Listopad w kuchni cateringowej. Biuro rachunkowe z sąsiedniej ulicy zamawia jak co tydzień 15 lunchów po 30 zł, firma z biurowca obok ustala wigilię dla 24 osób. Obie rozmowy kończą się tym samym zdaniem: „proszę fakturę na firmę”. Dziś to rutyna: obsługa wbija NIP na paragon, przy kwocie do 450 zł brutto sam paragon z NIP jest fakturą uproszczoną, a przy większej fakturę wystawia kasa albo księgowa robi ją do paragonu w programie.

Od 1 stycznia 2027 ta rutyna się kończy. Kończy się okres przejściowy zapisany w ustawie o VAT (art. 145n): kasa nie wystawia już faktur, paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną, a faktura dla firmy to dokument w KSeF z własnym numerem. Dla kawiarni, która wystawia pięć faktur firmowych rocznie, to drobiazg do załatwienia z księgową. Dla cateringu, w którym listopad i grudzień to szczyt zamówień od firm, to zmiana w samym procesie przyjmowania zamówienia.

Ten wpis jest o tej zmianie od strony systemu zamówień, nie księgowości. Co musi się wydarzyć w koszyku, zanim cokolwiek się wydrukuje, jak rozdzielić paragon i fakturę, co z drukarką fiskalną i ile to godzin przy stawce 300 zł netto za godzinę. Na końcu kalendarz, bo grudzień to najgorszy miesiąc na przebudowę czegokolwiek w gastronomii.

Co zmienia się 1 stycznia 2027, a co zostaje po staremu

Cały KSeF opisaliśmy w osobnym wpisie o systemie, który wystawia faktury. Tu liczą się trzy zdania z przepisów dotyczące gastronomii z klientem firmowym i jedno, które uspokaja.

• Kasa przestaje wystawiać faktury. Do końca 2026 roku faktura może wyjść z kasy albo drukarki fiskalnej. Od 2027 faktura dla firmy powstaje jako ustrukturyzowany plik w KSeF, a kasa zostaje przy paragonach.
• Paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną. Dziś zamówienie na 15 lunchów po 30 zł, czyli równo 450 zł brutto, zamyka paragon z NIP. Od stycznia taki paragon to tylko paragon. Firma, która chce odliczyć VAT, potrzebuje faktury z numerem KSeF.
• Zasada „faktura tylko do paragonu z NIP” zostaje. Jeśli sprzedaż przeszła przez kasę jako paragon bez NIP, faktury do niej wystawić nie można. To nie nowość, ale od 2027 boli mocniej, bo znika furtka, w której paragon z NIP sam był fakturą.
• Dla gościa prywatnego nie zmienia się nic. Paragon, stawki VAT, płatność BLIK-iem: po staremu. Zmiana dotyczy wyłącznie zamówień, do których ktoś chce fakturę na firmę.

Decyzja przenosi się z lady do koszyka

Dziś decyzja „paragon czy faktura” zapada przy odbiorze. Klient mówi „na firmę”, obsługa wpisuje NIP na kasie i sprawa załatwiona. W zamówieniach online ta chwila nie istnieje. Zamówienie wpada z telefonu klienta o 22:00, płatność przechodzi od razu, a rano kuchnia widzi je na tablecie. Jeśli system nie zapytał o NIP przed płatnością, dokument już powstał: paragon bez NIP, do którego faktury nie będzie.

To jest sedno zmiany. System zamówień musi wiedzieć, kto zamawia, zanim cokolwiek zaksięguje. Nie pytanie „czy chcesz fakturę?” w mailu po fakcie, tylko przełącznik w koszyku: osoba prywatna albo firma z NIP. Wszystko dalej, paragon czy faktura, drukarka czy KSeF, wynika z tego jednego wyboru.

Dzień dobry, zamawiamy jak co tydzień 15 lunchów na czwartek, na firmę, dane te same co zawsze. Faktura może być zbiorcza na koniec miesiąca?

Cztery rzeczy, które musi umieć system zamówień

Większość pracy z KSeF dzieje się w tle, jak w każdym systemie wystawiającym faktury. W gastronomii dochodzi jedno: rozjazd między paragonem a fakturą musi nastąpić w koszyku, nie w księgowości.

• NIP w koszyku, sprawdzany od razu. Przełącznik „zamawiam na firmę”, pole NIP z kontrolą sumy kontrolnej, która wyłapuje literówki, zanim trafią na fakturę, oraz nazwa i adres zapisane przy koncie klienta. Firma zamawiająca lunche co tydzień wpisuje dane raz, przy drugim zamówieniu zaznacza tylko „na firmę”.
• Rozjazd: paragon albo faktura. Zamówienie osoby prywatnej idzie na kasę albo drukarkę fiskalną i kończy się paragonem. Zamówienie firmy omija kasę, bo kasa jest dla sprzedaży osobom prywatnym, i staje się fakturą: system buduje plik FA(3) z pozycji zamówienia (15 × lunch dnia, stawka VAT, dane nabywcy), wysyła go do KSeF, zapisuje numer KSeF i UPO, a klientowi wysyła fakturę z tym numerem. Nikt niczego nie przepisuje.
• Drukarka fiskalna, kasa wirtualna albo e-paragon. Dla gości prywatnych paragon dalej jest obowiązkowy. System może sterować drukarką fiskalną w lokalu, a gastronomia (usługi z działu 56 PKWiU) może korzystać z kasy w postaci oprogramowania, bez osobnego urządzenia. Za zgodą gościa paragon może być elektroniczny: link albo plik na telefon przy odbiorze.
• Faktura zbiorcza i konto firmowe. Stały klient chce jednej faktury na koniec miesiąca, nie dwudziestu. System, który zna NIP od pierwszego zamówienia, składa ją sam i też wysyła do KSeF. Zasady fakturowania zbiorczego ustal z księgową, system ma je tylko wykonać bez pomyłek.

Tryb awaryjny, gdy KSeF nie odpowiada, archiwum z numerami KSeF i pobieranie faktur od dostawców działają tu jak w każdym systemie fakturującym, opisaliśmy je we wpisie o KSeF. Właściciel lokalu widzi tylko pole NIP w koszyku i listę faktur w panelu, którą księgowa otwiera raz w miesiącu.

Rachunek na grudzień: ile zamówień firmowych i ile minut na każde

Liczby poniżej to założenia do podstawienia, nie statystyka. Weźmy catering, który w grudniu obsługuje dwa typy zamówień od firm: lunche dla biur i wigilie firmowe.

• Lunche dla biur. 8 firm, każda zamawia 4 razy w miesiącu po 15 lunchów za 30 zł: 32 zamówienia po 450 zł, czyli 14 400 zł. Dziś każde zamyka paragon z NIP. Od stycznia każde wymaga faktury w KSeF.
• Wigilie firmowe. 6 spotkań po 24 osoby w cenie 180 zł od osoby: 6 zamówień po 4 320 zł, czyli 25 920 zł. Tu faktura była potrzebna zawsze, zmienia się tylko droga: nie z kasy, nie do paragonu, tylko do KSeF.
• Razem: 38 faktur firmowych i ok. 40 000 zł obrotu B2B w jednym miesiącu. Przyjmijmy ostrożnie 5 minut na przepisanie danych z paragonu albo maila do programu i sprawdzenie NIP-u: ponad 3 godziny pracy w najgorętszym tygodniu roku, plus każda literówka w NIP-ie jako korekta.

Większy koszt jest niewidoczny na żadnej fakturze. Wigilia za 4 320 zł zamówiona przez stronę bez pola NIP to dla firmy zamawiającej wydatek bez faktury, a dla Ciebie ryzyko, że następne spotkanie zamówi tam, gdzie faktura wychodzi sama. Z systemem, który rozpoznaje firmę w koszyku, te 38 dokumentów powstaje bez udziału obsługi, a księgowa dostaje je z numerami KSeF.

Ile to godzin i od czego zacząć

Zakres zależy od tego, co już masz, dlatego zaczynamy od uczciwego minimum, nie od największego pakietu.

• Masz już system zamówień: pole NIP i rozjazd. Przełącznik „na firmę”, kontrola NIP-u i oznaczenie zamówienia „do faktury” to zwykle kilka godzin. Fakturę wystawia wtedy Twój program księgowy, który już rozmawia z KSeF, a system podaje mu komplet danych eksportem. Jeśli dziś faktury robi kasa, to za mało, bo od stycznia nie będzie miał kto ich wystawić.
• Strona zamówień z odbiorem i NIP w koszyku – 10 h: 3 000 zł netto. Menu, koszyk, BLIK, tablet w kuchni, kod QR na ladzie plus pole NIP i osobna lista zamówień firmowych dla księgowej. Faktury dalej z programu księgowego, ale z gotowych danych. Przy zakupie 10 h na saldo wchodzi 10,25 h.
• System, który sam wystawia faktury w KSeF – 30 h: 9 000 zł netto. Wszystko powyżej plus moduł KSeF: plik FA(3) z pozycji zamówienia, wysyłka, numer KSeF i UPO, archiwum, tryb awaryjny, do tego dostawa z własnym kierowcą, jeśli jej potrzebujesz. Na saldo wchodzi 31,75 h.
• Pełniejszy wariant – 60 h: 18 000 zł netto. Konta firmowe z zapamiętanymi danymi, faktury zbiorcze, sterowanie drukarką fiskalną albo kasą wirtualną, e-paragon, panel z listą faktur i raport sprzedaży firmowej. Na saldo wchodzi 67,25 h.

Mam stronę zamówień z odbiorem i BLIK-iem. Chcę, żeby firma mogła podać NIP w koszyku, a faktura szła do KSeF sama, bez przepisywania. Faktury robi dziś kasa. Ile to godzin?

Zasady są te same co przy każdym projekcie: estymata godzin na piśmie przed pracą, start do 24 godzin od płatności, poufność od pierwszej wiadomości wprost z regulaminu, więc o swoich klientach firmowych rozmawiasz pod NDA, zanim cokolwiek podpiszesz. Pokazy i testy jadą na danych syntetycznych, nie na prawdziwych NIP-ach Twoich klientów. Kod i pełne prawa majątkowe są w 100% Twoje po każdym opłaconym etapie. Fakturę VAT wystawia aveneo, software house działający od 2008 roku, którego marką jest uncrn.

Kalendarz: listopad tak, grudzień nie

Jeśli zmiana ma działać od 1 stycznia, grudzień jest za późno: szczyt zamówień, zespół bez głowy do nowego ekranu, a KSeF trzeba sprawdzić w środowisku testowym przed pierwszą prawdziwą fakturą. We wpisie o zamówieniach na grudzień liczyliśmy dzień zero na 16 listopada. Tu kalendarz jest łagodniejszy, bo pierwsza faktura w nowym trybie wychodzi na początku stycznia, ale pole NIP w koszyku chcesz mieć już na szczyt, żeby grudniowe zamówienia firmowe miały komplet danych.

• Policz faktury firmowe z grudnia 2025. Ile ich było i ile z nich zamknął paragon z NIP do 450 zł. To skala Twojego problemu, bez zgadywania.
• Zapytaj księgową, czym wystawiacie faktury. Jeśli program księgowy wysyła już do KSeF, wariant 10 h z eksportem może wystarczyć. Jeśli faktury robi kasa, od stycznia tej drogi nie ma.
• Zapytaj dostawcę kasy o aktualizację. Kasa dalej będzie potrzebna do paragonów. Chodzi o to, żeby po zmianie nie próbowała wystawiać faktur i żeby dało się ją podpiąć pod system.
• Dodaj NIP do koszyka przed szczytem. Klienci uczą się nowego pola, kiedy mają czas, a nie 23 grudnia, a styczniowe faktury zbiorcze mają z czego powstać.

Zmiana z 1 stycznia 2027 nie dotyczy tego, co gotujesz ani ile za to bierzesz. Dotyczy jednego pytania, które system musi zadać przed płatnością: osoba prywatna czy firma? Jeśli zada je w koszyku, reszta, paragon dla gościa i faktura w KSeF dla firmy, dzieje się bez Ciebie. Jeśli nie zada, grudzień 2026 będzie ostatnim, w którym paragon z NIP załatwił sprawę.

← wszystkie wpisy