Dostałeś trzy wyceny aplikacji: 40, 120 i 300 tys. zł. Dlaczego różnią się prawie 8× i co naprawdę porównujesz

Opisałeś aplikację w mailu, wysłałeś do trzech firm, po dwóch tygodniach masz trzy PDF-y: 40 tys. zł, 120 tys. zł i 300 tys. zł. Każdy wygląda poważnie: logo, harmonogram, tabela pozycji. Ten sam opis, a kwoty różnią się prawie ośmiokrotnie. Pierwszy odruch jest zawsze taki sam: najtańsza jest podejrzana, najdroższa chce zarobić, środkowa „chyba w porządku”. Tak wybiera większość firm i tak najczęściej kupuje się nie to, co trzeba.

Bo te trzy PDF-y prawie nigdy nie wyceniają tego samego. Cena w ryczałcie to iloczyn trzech rzeczy, których w ofercie nie widać: zakresu, który każdy wykonawca zrozumiał po swojemu, stawki godzinowej schowanej w kwocie oraz marży na ryzyko, tym większej, im mniej wykonawca o Tobie wie. Rozstrzał 40 kontra 300 tys. zł to rzadko różnica w jakości. To różnica w założeniach, których nikt nie zapisał na pierwszej stronie.

W tym wpisie pokazujemy, jak rozebrać każdą ofertę do postaci, którą da się porównać: liczba godzin, stawka, tabela funkcji i lista tego, czego w cenie nie ma. Piszemy to z pozycji firmy, która ma jedną publiczną stawkę: 600 zł netto za godzinę. Mamy więc w tym interes. Ale metoda działa niezależnie od tego, kogo w końcu wybierzesz.

Trzy PDF-y, trzy różne aplikacje

Pod hasłem „system do zleceń” albo „aplikacja z rezerwacjami” trzy firmy widzą trzy różne produkty. Najtańsza oferta zwykle zakłada wersję przeglądarkową, jeden typ użytkownika i zero połączeń z innymi systemami. Środkowa dokłada panel administracyjny, role i płatności online. Najdroższa dorzuca aplikacje w sklepach Apple i Google, integrację z księgowością, dedykowany projekt graficzny i rok utrzymania. Wszystkie trzy odpowiadają na ten sam mail. Żadna nie kłamie.

O liczbie godzin decyduje kilka konkretnych rzeczy, nie przymiotniki w opisie. Sprawdź w każdej ofercie, jak odpowiada na te pytania:

• Ilu typów użytkowników dotyczy aplikacja. Jeden (właściciel) to jedna logika. Klient, pracownik, podwykonawca i administrator to cztery zestawy uprawnień i ekranów. Ta jedna linijka opisu potrafi podwoić liczbę godzin.
• Czy są płatności online. Bramka, zwroty, faktury, nieudane transakcje. Bez nich aplikacja jest o kilkanaście godzin prostsza, a w wielu pierwszych wersjach płatność może iść tak jak dziś: przelewem albo przy odbiorze.
• Z czym ma się połączyć. Program księgowy, bank, magazyn, kalendarz. Każde połączenie to osobna pozycja, a jej koszt zależy od tego, co jest po drugiej stronie. Dlatego w jednej ofercie integracja kosztuje 8 tys. zł, a w innej 50 tys. zł.
• Przeglądarka czy sklepy. Aplikacja webowa działa też na telefonie. Wersje do App Store i Google Play to osobna praca plus przeglądy w sklepach, których kalendarza nikt nie kontroluje. W pierwszej wersji rzadko są potrzebne.
• Projekt graficzny od zera czy gotowe komponenty. Dedykowany design to dziesiątki godzin przed pierwszą linijką kodu. Narzędziu wewnętrznemu albo pierwszej wersji dla klientów zwykle wystarczą sprawdzone komponenty.
• Co dzieje się po wdrożeniu. Gwarancja, utrzymanie, szkolenie zespołu. W jednym ryczałcie jest rok opieki, w drugim nic, a to potrafi być kilkanaście procent kwoty.

Kiedy zrobisz z tego tabelę i odhaczysz każdą ofertę wiersz po wierszu, zwykle okazuje się, że oferty za 40 i 300 tys. zł różnią się dwoma–trzema wierszami. Te wiersze tłumaczą większość rozstrzału. Reszta to stawka i ryzyko.

Skąd bierze się kwota w ryczałcie

Każda cena „za całość” powstaje w arkuszu wykonawcy z tego samego wzoru: szacowane godziny × stawka × bufor na ryzyko. Ty widzisz tylko wynik. A ten sam wynik daje się złożyć na wiele sposobów:

• 400 h × 200 zł × 1,5 = 120 000 zł. Zespół, który liczy uczciwie 400 godzin i dokłada połowę na to, czego nie wie.
• 600 h × 200 zł = 120 000 zł. Zespół, który pracuje wolniej, ale nie dolicza bufora, bo ryzyko przerzuci później na aneksy.
• 240 h × 500 zł = 120 000 zł. Doświadczony zespół z wysoką stawką i skromnym zakresem.

Trzy identyczne kwoty, trzy zupełnie różne projekty. Bez liczby godzin i stawki porównujesz wyłącznie okładki. Dlatego pierwsze pytanie do każdej wyceny brzmi nie „dlaczego tak drogo”, tylko: ile godzin pracy zakładacie i jaka jest stawka.

Bufor na ryzyko to najbardziej nieprzejrzysta część ryczałtu. Na etapie oferty wykonawca nie wie, ile razy zmienisz zdanie, w jakim stanie są Twoje dane ani czy program księgowy da się podłączyć. Skoro nie wie, zakłada najgorsze i wycenia najgorsze: płacisz za jego niepewność. Do kwoty wchodzą też tygodnie ofertowania u klientów, którzy nie kupili, i kierownik projektu pilnujący, żeby obie strony trzymały się PDF-a.

Sprowadź trzy oferty do jednej tabeli

Wróćmy do trzech PDF-ów. Liczby poniżej są przykładowe, ale mieszczą się w widełkach, jakie podaje rynek: freelancerzy 80–150 zł/h, klasyczne software house’y 150–300 tys. zł za projekt. Po rozbiciu na godziny, stawkę i zakres wyglądają tak:

• Oferta A – 40 000 zł. Deklarowane 250 h, czyli 160 zł/h. Zakres: przeglądarka, jeden typ użytkownika, bez płatności i integracji. Brak testów, dokumentacji i opieki po wdrożeniu. Ryzyko: liczba godzin jest zgadnięta. Jeśli po 250 h trzeba jeszcze 150, dopłacasz 24 000 zł i oferta A kosztuje 64 000 zł, nie 40 000.
• Oferta B – 120 000 zł. Deklarowane 600 h, czyli 200 zł/h. Zakres: przeglądarka, panel administracyjny, role, płatności, w cenie kierownik projektu i 3 miesiące gwarancji. Ryzyko: 600 h w klasycznym tempie to około 4 miesiące pracy jednej osoby, a efekt oglądasz głównie na końcu, gdy zmiana kierunku jest najdroższa.
• Oferta C – 300 000 zł. Deklarowane 1 000 h, czyli 300 zł/h. Zakres: wszystko z B plus aplikacje w sklepach, integracja z księgowością, dedykowany projekt graficzny i 12 miesięcy utrzymania. Ryzyko: płacisz z góry za funkcje, o których nikt jeszcze nie wie, czy będą potrzebne, bo pomysłu nie sprawdzono na użytkownikach.

Teraz porównanie jest uczciwe. Oferty A i C nie różnią się „prawie 8×”. Różnią się czterema wierszami tabeli i profilem ryzyka. Pytanie zmienia się z „która najtańsza” na „które wiersze potrzebuję w pierwszej wersji, a które mogą poczekać, aż pierwsi użytkownicy pokażą, czy ich chcą”. Odpowiedź zwykle jest krótsza, niż się wydaje: w pierwszej wersji potrzebujesz jednej rzeczy zrobionej dobrze.

Dziękuję za ofertę. Zanim porównam ją z pozostałymi, proszę o trzy uzupełnienia: (1) szacowaną liczbę godzin i stawkę, z których wynika kwota; (2) listę funkcji w zakresie i osobno tych poza nim; (3) co dokładnie zostaje po mojej stronie po pierwszym etapie, jeśli zdecyduję się przerwać: kod, repozytorium, prawa. Chcę porównywać to samo z tym samym.

Trzy rzeczy, które fałszują porównanie

• Wycena całości zamiast pierwszej wersji. Jeśli opisałeś aplikację docelową, dostałeś cenę aplikacji docelowej. Poproś o cenę pierwszego etapu: tego, po którym ktoś zaczyna z aplikacji korzystać.
• Pozycje-parasole. „Zarządzanie projektem 15%”, „testy 20%”, „rezerwa 10%”. Każda z nich to procent od kwoty, nie praca do pokazania. Zapytaj, co konkretnie w nich siedzi.
• Koszty poza ryczałtem. Hosting (0–200 zł/mies.), domena (~60 zł/rok), prowizje operatora płatności (1–2% od transakcji), licencje zewnętrznych usług. Jeden wykonawca mówi o nich przed umową, inny po pierwszej fakturze.

Jak to samo wygląda przy jednej stawce

U nas ten rachunek jest odwrócony: stawka jest jedna i publiczna, 600 zł netto za godzinę, więc jedyną zmienną jest liczba godzin. Widzisz ją dwa razy. Najpierw przed pracą: po rozmowie discovery (30 minut) inżynier zapisuje w panelu zakres etapu i szacunek godzin, który akceptujesz, zanim cokolwiek ruszy. Potem w trakcie: każda godzina zdjęta z salda ma w logu opis i efekt do kliknięcia, a pracę akceptujesz co 2–8 godzin, nie po kwartale.

Rejestracja, logowanie i lista zleceń ze statusem pod linkiem dla klienta – to około 12 h. Płatności odłóżmy do etapu 2: bez pierwszych użytkowników nie wiemy jeszcze, czy w ogóle będą płacić w aplikacji. Akceptujesz?

Kotwice są te same dla wszystkich: klikalna makieta 10 h = 6 000 zł netto, MVP 30 h = 18 000 zł netto, produkt 60 h = 36 000 zł netto. Testy, wdrożenia, dokumentacja i repozytorium są w stawce, nie w osobnych pozycjach. Porównując to z ofertą B na 600 h, pamiętaj, że to nie te same godziny: jedna nasza to zwykle 3–5 godzin klasycznej pracy dzięki seniorowi, AI i gotowym komponentom aveneo. Nie ma w tym jednak magii: MVP na 30 h to celowo jedna rzecz zrobiona dobrze, nie aplikacja docelowa z PDF-a C.

Godziny kupujesz z góry, na saldo, a przy większych pakietach saldo rośnie szybciej niż wpłata: za 30 opłaconych godzin masz na koncie 31,75 h, za 60 opłaconych 67,25 h, za 100 równe 120 h. Niewykorzystane godziny nie przepadają, a pracę możesz zatrzymać w każdej chwili bez kar. Wstępny szacunek dostajesz bez płacenia: z trzech zdań opisu podajemy przedział godzin i sensowny punkt startu. Po płatności w ciągu 24 godzin odzywa się inżynier prowadzący.

Pięć pytań, zanim wybierzesz

• Ile godzin i po ile? Jeśli nie ma odpowiedzi, nie ma porównania.
• Co dokładnie jest w zakresie, a czego nie ma? Płatności, integracje, sklepy, projekt graficzny, utrzymanie: wiersz po wierszu.
• Co dostanę po pierwszym etapie i ile on kosztuje? Oferta, która umie odpowiedzieć tylko za całość, wycenia rok naraz.
• Co się stanie, gdy godziny się skończą? Aneks, dopłata, „zobaczymy”: każda z tych odpowiedzi ma cenę.
• Co zostaje u mnie, jeśli przerwę? Kod, repozytorium, dokumentacja, prawa. Odpowiedź „po zakończeniu projektu” oznacza, że do końca projektu jesteś zakładnikiem.

Najtańsza oferta to nie ta z najmniejszą liczbą na okładce. To ta, w której wiesz, za ile godzin płacisz, co po nich dostaniesz i co możesz zrobić, kiedy zmienisz zdanie. Trzy PDF-y za 40, 120 i 300 tys. zł mówią Ci, ile trzech wykonawców chce za trzy różne aplikacje. Dopiero rozbite na godziny mówią, ile kosztuje Twoja.

← wszystkie wpisy