Mała kawiarnia i zamówienia online: od ilu zamówień miesięcznie własny system się spina (i kiedy jeszcze nie)

Pytanie od właścicieli małych kawiarni pada prawie zawsze w tej samej formie: „czy to w ogóle ma sens przy mojej skali?”. Kilka stolików, lunch w tygodniu, ciasta na weekend na zamówienie i telefon, który dzwoni zawsze wtedy, gdy przy ekspresie stoi kolejka. Część gości zamawia przez portal, część pisze na Messengerze.

Poradniki dostawców gotowych systemów odpowiadają zwykle „tak” i liczą próg na własnym abonamencie. My moglibyśmy równie łatwo odpowiedzieć „tak” z drugiej strony. Zamiast tego policzymy wprost, ile zamówień miesięcznie musi przejść przez Twój kanał, żeby system za 6 000 zł netto zwrócił się w rok albo w dwa lata.

Uprzedzamy: przy części małych kawiarni wynik brzmi „jeszcze nie”. To dobra odpowiedź, bo zostawia w kasie 6 000 zł, które lepiej wydać na młynek albo witrynę chłodniczą. Poniżej rachunek na jednym zamówieniu, trzy przykładowe kawiarnie i test za 0 zł, po którym będziesz wiedzieć, po której stronie progu stoisz.

Obrót nic tu nie mówi. Liczą się trzy strumienie pieniędzy

Kawiarnia z dużym ruchem przy ladzie może nie mieć żadnego powodu do własnego systemu zamówień, a lokal z połową jej obrotu może mieć trzy. System zwraca się wyłącznie z pieniędzy, które dziś wypływają przy zamówieniach na odległość:

• Prowizja portalu. Jeśli część zamówień idzie przez agregator, płacisz od każdego: przy dostawie realnie ok. 30%, przy odbiorze własnym ok. 13%. Ten strumień odzyskujesz najszybciej, ale tylko od gości, którzy przejdą na Twój link.
• Abonament gotowego narzędzia. Gotowe systemy na abonament to według widełek z naszego cennika 200–800 zł miesięcznie, bez daty końcowej. Własny system zamienia tę ratę na jednorazowy koszt.
• Czas przy telefonie. Zamówienie przyjęte przez telefon albo Messenger to kilka minut: zapisać, dopytać, potwierdzić godzinę odbioru. W małej kawiarni te minuty wypadają w szczycie i zabiera je osoba, która powinna robić kawę.

Po drugiej stronie stoją koszty własnego systemu. Wariant z odbiorem to u nas 10 godzin pracy: 6 000 zł netto (7 380 zł brutto), płatne raz. Potem zostają koszty stałe: hosting 0–200 zł miesięcznie, domena ok. 60 zł rocznie i ok. 1–2% dla operatora płatności (idzie do operatora, nie do nas). W rachunkach przyjmujemy ostrożnie 100 zł miesięcznie na hosting z domeną i 1,5% dla operatora.

Próg liczony na jednym zamówieniu

Najprościej zacząć od pytania, ile zostaje Ci z jednego zamówienia, które przejdzie na własny kanał. Przyjmijmy średni paragon 40 zł, czyli kawę z lunchem albo dwa kawałki ciasta z napojem:

• Zamówienie z portalu z dostawą: 30% prowizji minus 1,5% dla operatora, czyli ok. 11,40 zł na Twoją korzyść.
• Zamówienie z portalu przy odbiorze: 13% minus 1,5%, czyli ok. 4,60 zł.
• Zamówienie z telefonu: prowizji nie ma, jest czas. Przy 4 minutach na zamówienie i godzinie pracy za 50 zł z ZUS-em to ok. 3,30 zł, a po odjęciu 60 gr dla operatora ok. 2,70 zł.

Teraz wystarczy podzielić. Żeby system zwrócił się w 12 miesięcy, musi co miesiąc oddać 500 zł z kosztu budowy i pokryć 100 zł kosztów stałych, razem 600 zł. Przy zwrocie w 24 miesiące wystarczy 350 zł. Tyle zamówień miesięcznie musi przejść przez własny kanał:

• Przeniesione z portalu z dostawą: 53 przy zwrocie w rok, 31 przy zwrocie w dwa lata.
• Przeniesione z portalu przy odbiorze: 131 w rok, 77 w dwa lata.
• Przejęte z telefonu i Messengera: 220 w rok, 129 w dwa lata.

Z tej listy widać dwie rzeczy. Próg dotyczy zamówień przeniesionych, a nie całego ruchu w portalu: gość, który dalej zamawia w aplikacji portalu, nie zmienia w rachunku nic. A sam telefon rzadko uzasadnia system, bo 129 zamówień miesięcznie to ponad 4 telefony dziennie, każdego dnia. Przy paragonie 25 zł progi z portalu rosną o 60%, bo prowizja liczy się od kwoty.

Zastrzeżenie do pierwszej linijki: zamówienie z dostawą przeniesione na własny kanał trzeba samemu dowieźć albo zamienić na odbiór. Kosztu kierowcy tu nie ma, więc bez niego licz głównie na gości z okolicy, którzy odbiorą zamówienie sami.

Trzy kawiarnie, trzy odpowiedzi

Te same liczby wyglądają inaczej w konkretnym lokalu. Poniżej trzy przykładowe kawiarnie: to scenariusze ilustracyjne, nie nasze realizacje, ale każdy policzysz na własnych danych tą samą metodą.

• Kawiarnia osiedlowa: 25 zamówień miesięcznie przez telefon, bez portalu i bez abonamentu. Ciasta na weekend i kilka lunchy na wynos. Zysk to ok. 25 × 2,70 zł, czyli 68 zł miesięcznie, mniej niż 100 zł kosztów stałych: system nie zwróci się nigdy. Nawet przy dwa razy większym ruchu zostaje ok. 37 zł miesięcznie, czyli zwrot po ponad 13 latach. Werdykt: jeszcze nie.
• Kawiarnia z lunchami przy biurach: 80 zamówień miesięcznie przez portal, prawie wszystkie z odbiorem. Przy prowizji ok. 13% to 416 zł miesięcznie. Jeśli po kwartale połowa gości przejdzie na własny link, zysk wynosi 40 × 4,60 zł, czyli 184 zł, a po odjęciu kosztów stałych 84 zł miesięcznie. Zwrot: blisko 6 lat. Ta sama kawiarnia z prowizją 30% odzyskiwałaby 356 zł miesięcznie, a zwrot przyszedłby po ok. 17 miesiącach. Werdykt: zależy od stawki na fakturze portalu.
• Kawiarnia z tortami na zamówienie: gotowe narzędzie za 500 zł miesięcznie. Prowizję operatora płacisz w obu wariantach, więc jej nie liczymy. Własny system to 6 000 zł plus 100 zł miesięcznie: różnica 400 zł i zwrot po 15 miesiącach. Po trzech latach abonament kosztuje 18 000 zł, własny system 9 600 zł. Przy abonamencie 300 zł zwrot przychodzi po 30 miesiącach, przy 600 zł po roku. Werdykt: spina się, jeśli liczysz w latach.

Uczciwie: jeśli abonament za 300 zł robi dokładnie to, czego potrzebujesz, a nie wiesz, gdzie będzie kawiarnia za dwa lata, zostań przy nim. Własny system wygrywa, gdy gotowe narzędzie każe pracować pod swój szablon, na przykład nie przewiduje zadatku za tort.

Telefon dzwoni zawsze wtedy, gdy przy ekspresie stoją cztery osoby. Tort na sobotę zapisuję na serwetce, a w piątek wieczorem szukam tej serwetki.

Czego nie ma w tabeli, a co potrafi przesunąć wynik

Rachunek na prowizji i czasie jest celowo surowy. Kilka rzeczy trudno wycenić z góry, a w małej kawiarni potrafią przesunąć werdykt o wiele miesięcy w jedną albo w drugą stronę:

• Płatność z góry. Tort opłacony BLIK-iem przy zamówieniu nie zostaje w lodówce, gdy gość zapomni o odbiorze. Jeśli raz w miesiącu zostaje Ci nieodebrany tort, który kosztował Cię 150 zł, dopisz tę kwotę do miesięcznego zysku. W drugiej kawiarni z przykładu skraca to zwrot z blisko 6 lat do ok. 26 miesięcy.
• Zamówienia po zamknięciu. Gość, który o 22:00 przypomni sobie o sobotnim serniku, nie zadzwoni, ale zamówi na stronie. Ile takich zamówień przepada, zobaczysz dopiero po starcie, więc nie wpisuj ich do planu.
• Przedsprzedaż sezonowa. Święta, Tłusty Czwartek, Dzień Matki: kilka dni w roku z nagłym skokiem zamówień na odbiór, w których zeszyt i telefon zawodzą najbardziej. Kalendarz świątecznej przedsprzedaży rozpisaliśmy w osobnym tekście.
• Pusty kanał. Działa to też w drugą stronę: system, o którym goście się nie dowiedzą, nie zwróci się nigdy. Kod QR na ladzie, naklejka na pudełku i jedno zdanie przy kasie to Twoja praca na tygodnie, a nie na jeden dzień.

Co ma umieć system w małej kawiarni, a co może poczekać

Mała skala ma jedną zaletę: pierwsza wersja też może być mała. W wariancie z odbiorem, czyli w 10 godzinach za 6 000 zł netto, mieszczą się rzeczy, które zamieniają telefon na link:

• Menu z dostępnością. Ceny, zdjęcia i przełącznik „dziś niedostępne”, gdy sernik się skończy.
• Koszyk i płatność BLIK-iem lub kartą z góry. Konto u operatora zakładasz na swoją firmę, więc pieniądze idą bezpośrednio do Ciebie.
• Powiadomienie na tablet przy ladzie. Nowe zamówienie widać od razu, bez odbierania telefonu w środku szczytu.
• Statusy: przyjęte, w przygotowaniu, do odbioru. Gość nie dzwoni z pytaniem „czy już?”.
• Kod QR na ladzie i link, który wkleisz wszędzie. Wizytówka w mapach, profil w social mediach, paragon. Gość zamawia w przeglądarce, bez instalowania aplikacji.

Wybór dnia i godziny odbioru tortu ustalacie na rozmowie o zakresie, a dokładną liczbę godzin dostajesz w estymacie przed startem. Poczekać może to, co ma sens przy większej skali: dostawa ze strefami, konta gości, program lojalnościowy, aplikacja w sklepach. Pełny system z dostawą to u nas około 30 godzin, czyli 18 000 zł netto, a mała kawiarnia rzadko potrzebuje go na start.

Jeszcze nie czy już tak: sprawdź za 0 zł, zanim zapłacisz

Mała kawiarnia częściej stoi przed progiem niż za nim i nie ma w tym nic złego. Sygnały, że to jeszcze nie ten moment:

• Zamówienia na odległość tylko przez telefon, mniej niż 100 miesięcznie. Bez portalu i bez abonamentu nie ma z czego spłacić systemu: nawet zwrot w dwa lata wymaga ok. 130 takich zamówień.
• Portal z prowizją ok. 13% i garstka powracających gości. Zysk na zamówieniu jest mały, a migracja nie ma kogo przenieść.
• Nikt nie ma wolnych rąk w szczycie. Zamówienie online też trzeba przyjąć i wydać o umówionej godzinie. Jeśli zespół dziś nie wyrabia, nowy kanał najpierw dołoży mu pracy.
• Horyzont krótszy niż rok. Lokal na sprzedaż albo kończąca się umowa najmu. Abonament, który można wypowiedzieć, jest wtedy rozsądniejszy.

Zanim zapłacisz komukolwiek, przez 4 tygodnie stawiaj kreskę w zeszycie przy każdym zamówieniu z telefonu i Messengera. Z faktur od portalu za ostatnie 3 miesiące wypisz liczbę zamówień, średni paragon i stawkę prowizji, a do tego kwotę abonamentu, jeśli go płacisz. Wstaw te liczby do wzoru z ramki wyżej i masz odpowiedź za darmo.

Jeśli wynik się spina, start jest krótki: w ciągu 24 h od płatności odzywa się inżynier prowadzący, po 30 minutach rozmowy o zakresie dostajesz estymatę do akceptacji, a dziesięć godzin pracy to realnie około tygodnia kalendarzowego. Specyfikacji nie potrzebujesz, wystarczy kilka zdań z liczbami:

Mam kawiarnię na 20 miejsc. Tygodniowo przyjmuję ok. 15 zamówień na ciasta i lunch przez telefon, a przez portal idzie ok. 80 zamówień miesięcznie z prowizją 30%. Chcę odbiór o wybranej godzinie i płatność BLIK-iem z góry.

Poufność obowiązuje od pierwszej wiadomości, wprost z regulaminu, a wersje testowe pracują na danych syntetycznych, nie na telefonach Twoich gości. Kod i pełne prawa majątkowe są w 100% Twoje, a fakturę VAT wystawia aveneo, software house działający od 2008 roku. A jeśli z Twoich liczb wyjdzie „jeszcze nie”, usłyszysz to od nas na pierwszej rozmowie.

← wszystkie wpisy