Ile kosztuje system rezerwacji dla warsztatu i salonu? Rachunek godzina po godzinie

Na pytanie „ile kosztuje system rezerwacji online?” rynek ma dwie ulubione odpowiedzi. Pierwsza: „to zależy, porozmawiajmy” – po której wycena przychodzi (albo nie) po tygodniach i z której nadal nic nie wynika. Druga: abonament, w którym płacisz co miesiąc, od każdego stanowiska, czasem także od każdej rezerwacji – i tak już zawsze, dopóki firma działa.

Nasza odpowiedź stoi na /dla-firm wprost: system rezerwacji z przypomnieniem SMS to 10–20 godzin pracy, czyli 6 000–12 000 zł netto, jednorazowo. Ale widełki to wciąż nie rachunek. Dlatego w tym wpisie robimy to, czego wyceny zwykle unikają: rozkładamy estymatę na pojedyncze godziny. Zobaczysz, co dokładnie kupuje każda z nich, które potrzeby dokładają kolejne i które koszty w ogóle nie są godzinami.

Zasada, na której wszystko stoi: stawka jest jedna i publiczna – 600 zł netto za godzinę – a estymatę dostajesz na piśmie i akceptujesz, zanim praca ruszy. Ten tekst to w praktyce podgląd tego, co przy własnym projekcie zobaczysz w panelu.

Zanim policzymy: co system ma właściwie robić

W warsztacie, salonie i gabinecie problem wygląda tak samo: terminy żyją w zeszycie albo w czyjejś głowie, telefon dzwoni przy rozkręconej robocie, a co tydzień ktoś po prostu nie przychodzi. Wersja podstawowa systemu rezerwacji rozwiązuje dokładnie te trzy rzeczy:

• Klient sam wybiera termin w kalendarzu online – wchodzi z wizytówki Google, z ulotki, z kodu QR na drzwiach. Bez telefonu i bez instalowania czegokolwiek.
• SMS dzień wcześniej przypomina o wizycie – to on wycina większość nieprzyjazdów, które robią dziury w grafiku.
• Status usługi pod linkiem – „przyjęte / w trakcie / do odbioru” zamiast kolejnego telefonu „czy moje auto gotowe?”.

Tyle wystarcza zaskakująco wielu firmom na start i właśnie ten wariant wyceniamy na 10 godzin. Zakres spisujemy na 30-minutowej rozmowie: opowiadasz, jak dziś umawiasz klientów, inżynier dopytuje i zamienia to na listę godzin.

Rachunek godzina po godzinie: wariant podstawowy (10 h · 6 000 zł netto)

Tak może wyglądać typowa estymata dla salonu albo warsztatu z jednym stanowiskiem. To przykład, nie sztywny cennik pozycji – u Ciebie któraś część bywa krótsza, inna dłuższa – ale proporcje się powtarzają:

• Godzina 1 – słownik Twojej firmy. Usługi z czasami trwania (strzyżenie 45 min, wymiana opon 60 min), godziny otwarcia, przerwy, dni wolne. Od tego zależy, jakie terminy kalendarz w ogóle pokaże.
• Godziny 2–4 – kalendarz i rezerwacja. Widok wolnych terminów, wybór usługi i godziny przez klienta, potwierdzenie na ekranie i SMS-em. Serce systemu i największa pojedyncza pozycja rachunku.
• Godziny 5–6 – przypomnienia SMS. Podpięcie bramki SMS, treść przypomnienia wysyłanego dzień przed wizytą, potwierdzenie tuż po rezerwacji.
• Godziny 7–8 – Twój grafik i statusy. Widok dnia i tygodnia, ręczne dopisywanie rezerwacji telefonicznych, zmiana statusu usługi i link, pod którym klient ten status widzi.
• Godzina 9 – testy na danych syntetycznych. Jan Testowy rezerwuje, przekłada i odwołuje wizyty po to, żeby pierwszym prawdziwym klientem systemu nie był tester.
• Godzina 10 – uruchomienie. System staje na Twojej domenie, kod QR jedzie na ladę, a Ty przechodzisz z inżynierem przez panel, zanim zobaczy go pierwszy klient.

Suma: 10 godzin × 600 zł = 6 000 zł netto, jednorazowo. Fakturę VAT wystawia aveneo, software house działający od 2008 roku, którego marką jest uncrn. Kod, repozytorium i pełne prawa majątkowe są Twoje po każdym opłaconym etapie – to zakup, nie wynajem.

Skąd bierze się 20 godzin: dopłaty, które widać z góry

Druga połowa widełek to nie „bo tak wyszło”. To konkretne potrzeby, z których każda ma w estymacie własną liczbę godzin. Cztery najczęstsze:

• Wielu pracowników i stanowisk (+2–3 h). Każdy fryzjer czy mechanik ma własny grafik, urlopy i usługi, które wykonuje; klient rezerwuje do konkretnej osoby albo „do pierwszej wolnej”.
• Zaliczka albo płatność przy rezerwacji (+3–4 h). BLIK lub karta z góry oraz zasady zwrotu przy odwołaniu. Najmocniejsze lekarstwo na nieprzyjazdy: kto zapłacił, ten przychodzi.
• Różne reguły dla różnych usług (+1–2 h). Przegląd zajmuje godzinę, lakierowanie trzy dni i stanowisko; system musi wiedzieć, czego nie wolno mu na siebie nakładać.
• Import obecnych terminów (+1 h). Zapisy z zeszytu albo Excela wciągamy do środka, żeby pierwszy dzień pracy nie zaczynał się od pustego kalendarza.

Nawet z kompletem dodatków rachunek zamyka się w 20 godzinach: 12 000 zł netto. A że każda pozycja stoi w estymacie osobno, możesz skreślić to, czego teraz nie potrzebujesz – i wrócić po to za pół roku, bo niewykorzystane godziny zostają na saldzie, a przy większych zakupach saldo rośnie szybciej niż wpłata (bonus godzin naliczany automatycznie).

wt · −2,5 h · kalendarz rezerwacji + SMS – klient wybiera termin i dostaje potwierdzenie

Koszty, które nie są godzinami (i nie trafiają do nas)

Uczciwy rachunek ma jeszcze drugą kolumnę: stałe koszty zewnętrzne. Idą do dostawców, nie do nas, i poniesiesz je u każdego wykonawcy:

• SMS-y – grosze za sztukę, rozliczane bezpośrednio u operatora bramki, według jego cennika. Zawsze uprzedzamy o tym przed startem.
• Hosting – 0–200 zł miesięcznie, zależnie od skali; system może stanąć także na Twoim serwerze.
• Domena – ~60 zł rocznie.
• Operator płatności – ~1–2% od transakcji, tylko jeśli zdecydujesz się na zaliczki online; prowizja idzie do operatora, nie do nas.

A czego w rachunku nie ma: abonamentu, opłaty od każdej rezerwacji, opłaty za pracownika czy stanowisko, „opłaty wdrożeniowej”. Dziesiąty fryzjer w grafiku kosztuje tyle samo co pierwszy – nic.

A może portal rezerwacyjny albo gotowy kalendarz z abonamentem?

Porównajmy uczciwie, bo alternatywy istnieją. Portale rezerwacyjne biorą zwykle ok. 15% prowizji od wizyt, które przez nie przechodzą. Salon, do którego portal przyprowadza 40 wizyt miesięcznie po 150 zł, oddaje mu 900 zł miesięcznie, czyli 10 800 zł rocznie – rok prowizji potrafi kosztować więcej, niż własny system kosztuje raz. Do tego dane klientów żyją u platformy, nie u Ciebie.

Gotowy kalendarz w abonamencie to z kolei zwykle 100–200 zł miesięcznie. I tu będziemy szczerzy, bo ta zasada obowiązuje na każdej naszej rozmowie: jeśli prowadzisz pojedynczy kalendarz, bez integracji i ze standardowym procesem, gotowe narzędzie może wygrać – usłyszysz to od nas wprost. Własny system zaczyna się opłacać, gdy chcesz pracować po swojemu: własne statusy („przyjęte / szlifowanie / lakier / do odbioru”), własne reguły, SMS-y pod Twój proces, dane u Ciebie i zero opłat rosnących razem z firmą.

Jak zacząć, żeby nie przepłacić

Nie potrzebujesz specyfikacji ani briefu. Projekt zaczyna się od 30 minut zwykłej rozmowy, a w zupełności wystarczające otwarcie brzmi tak:

Chcę, żeby klienci sami rezerwowali terminy i dostawali SMS-a dzień wcześniej.

• Estymata przed pracą. Dostajesz rozpisane godziny (jak wyżej) i akceptujesz, zanim cokolwiek ruszy.
• Start do 24 godzin od płatności – projekt bierze konkretny inżynier, nie kolejka zgłoszeń.
• NDA od pierwszej wiadomości, automatycznie z regulaminu – rozmowa o Twojej firmie jest objęta poufnością, zanim cokolwiek podpiszesz.
• Stop w każdej chwili. Płacisz za zrobione, niewykorzystane godziny zostają na saldzie, a kod jest Twój po każdym etapie.

← wszystkie wpisy