Masz ERP, ale brakuje w nim jednego procesu: kiedy dobudować moduł, a kiedy wymieniać całość

Firma ma ERP i najczęściej nie ma z nim wielkiego problemu. Faktury się wystawiają, magazyn się zgadza, księgowość wie, gdzie klikać. A obok tego stoi jeden proces, który do systemu nie wszedł: reklamacje prowadzone w arkuszu, zlecenia serwisowe umawiane telefonicznie, oferty składane ręcznie w edytorze tekstu albo klienci, którzy o status zamówienia pytają mailem, bo nie mają gdzie go sprawdzić.

Po którymś kwartale ktoś na zebraniu mówi zdanie, które kosztuje najwięcej ze wszystkich zdań na tym zebraniu: „skoro system tego nie ogarnia, to może czas go wymienić”. Odruch jest zrozumiały, tylko proporcje się nie zgadzają. Brakujący fragment to zwykle kilka procent tego, co ERP robi poprawnie. Wymiana całości oznacza ruszenie także tych dziewięćdziesięciu kilku procent, które nikomu nie przeszkadzają.

W tym wpisie rozkładamy tę decyzję na części: jakie luki najczęściej wychodzą poza ERP, jak w pół godziny sprawdzić, czy Twój system w ogóle wypuszcza dane, trzy drogi dobudowy z różnymi rachunkami oraz sytuacje, w których uczciwa odpowiedź brzmi: tak, tu trzeba wymienić całość.

„Skoro nie ogarnia, to wymieniamy” – najdroższy odruch

Wymiana systemu firmowego to nie zakup narzędzia, tylko projekt, w którym uczestniczy cała firma. Koszt licencji i wdrożenia widać w ofercie. Reszta rachunku pojawia się później i zwykle nikt jej nie zapisuje:

• Cała firma uczy się od nowa. Nie tylko ten jeden zespół, którego proces nie mieścił się w starym systemie. Także księgowość, magazyn i handlowcy, którzy dotychczas nie mieli powodu do narzekania.
• Migracja historii. Lata dokumentów, kontrahentów i stanów trzeba przenieść, uzgodnić i zamknąć rok w dwóch systemach naraz. To najczęstsze miejsce, w którym harmonogram wymiany się rozjeżdża.
• Ryzyko rozlane na wszystko. Zamiast ryzykować jednym procesem, który dziś boli, ryzykujesz fakturowaniem i stanami magazynowymi. Awaria kosztuje wtedy nie kilka godzin pracy, tylko wystawianie dokumentów.
• Luka potrafi wrócić. Nowy ERP też jest pudełkiem zaprojektowanym pod uśrednioną firmę. Jeśli Twój proces jest nietypowy, drugi gotowiec ma niemałą szansę nie przewidzieć go tak samo jak pierwszy.

To nie znaczy, że wymiany nie robi się nigdy. Znaczy tyle, że wymiana odpowiada na pytanie „czy ten system nadaje się do prowadzenia naszej firmy”, a nie na pytanie „gdzie wpisać reklamacje”.

Pięć luk, które najczęściej wychodzą poza ERP

Systemy firmowe są mocne w tym, do czego powstały: dokumenty, stany, rozrachunki, kadry. Rozjazd zaczyna się tam, gdzie proces żyje obok dokumentu albo obsługują go ludzie, którzy do ERP nigdy nie usiądą. Pięć luk wraca na rozmowach najczęściej:

• Kontakt z klientem lub kontrahentem. Statusy zamówień, zgłoszenia, dokumenty do pobrania, potwierdzenia terminów. Klient nie dostanie dostępu do ERP, więc pyta mailem i telefonem, a ktoś w biurze odpowiada zamiast pracować.
• Praca w terenie. Monter, serwisant, kierowca, ekipa na budowie. Ludzie z telefonem w ręce i rękawicą na drugiej, dla których pełny ekran systemu jest bezużyteczny. Efekt: kartka, zdjęcie na komunikatorze i przepisywanie wieczorem.
• Obsługa po sprzedaży. Reklamacja, naprawa, wymiana, gwarancja. Dokument sprzedaży jest w ERP, ale cała historia sprawy powstaje poza nim, więc odpowiedź na pytanie „na jakim to etapie” trzeba za każdym razem odtwarzać.
• Wycena i konfiguracja oferty. Gdy cena zależy od wymiarów, wariantów, opcji i rabatów, handlowcy liczą w arkuszu, a do systemu wpisują dopiero wynik. Arkusz zna reguły, których system nie zna, i awansuje na najważniejszy plik w firmie.
• Raport, którego nie da się zrobić. Dane są, ale nie w tym układzie. Ktoś raz w miesiącu eksportuje trzy zestawienia i skleja je ręcznie, bo tak jest szybciej niż prosić dostawcę o zmianę.

Wspólny mianownik jest jeden: to nie są braki w ERP, tylko procesy, których żaden dostawca nie miał obowiązku przewidzieć. Domykanie ich wymianą całego systemu przypomina przeprowadzkę dlatego, że w mieszkaniu brakuje jednego pokoju.

Test na pół godziny: jak Twój system wypuszcza dane

Zanim ktokolwiek zacznie rozmawiać o zakresie, warto ustalić jedną rzecz techniczną, bo ona rozstrzyga koszt całej reszty: czy da się wyjąć z ERP dane i czy da się je tam odłożyć. Pięć pytań, na które odpowiedź znajdziesz w firmie albo u dostawcy w jednym mailu:

• Czy system ma interfejs do wymiany danych (API) i czy masz go w swojej licencji? Bywa, że istnieje, ale jest płatnym dodatkiem. Trzeba znać tę cenę, zanim policzysz projekt.
• Czy da się ustawić eksport cykliczny? Plik z zamówieniami albo kontrahentami wystawiany co noc bywa w zupełności wystarczający. Nie każdy proces potrzebuje danych w tej samej sekundzie.
• Czy jest dostęp do bazy do odczytu? Czasem najprostszą i najtańszą drogą jest czytanie z bazy, bez ruszania czegokolwiek w samym systemie.
• Co mówi umowa z dostawcą? Interesują Cię dwa zdania: czy wolno się podłączać i czy podłączenie nie zdejmuje wsparcia. Lepiej mieć to na piśmie przed startem niż po awarii.
• Kto zapisuje? Czyli w którą stronę płyną dane: tylko z ERP na zewnątrz, czy również z powrotem. Odczyt jest prosty, zapis wymaga ustalenia zasad, ale odróżnia moduł od ozdobnego podglądu.

Trzy drogi dobudowy i czym się różnią w rachunku

Kiedy wiadomo już, jak system wypuszcza dane, zostaje wybór formy. W praktyce sprowadza się do trzech wariantów, uszeregowanych od najtańszego:

• Sam przepływ danych, bez nowych ekranów. Łączymy to, czego firma już używa, żeby ten sam rekord nie był wpisywany dwa razy: sklep i ERP, ERP i program magazynowy, formularz na stronie i rejestr zgłoszeń. Nikt nie uczy się nowego narzędzia, znika tylko przepisywanie. Zwykle mieści się w kilku godzinach.
• Jeden ekran dla konkretnych ludzi. Prosty widok na telefon dla montera, magazyniera albo serwisanta: lista zadań na dziś, zdjęcie, podpis odbioru, gotowe. Dane lądują tam, gdzie mają, a nikt nie kupuje dwudziestu licencji na system, z którego w terenie i tak korzysta się przez trzy minuty dziennie.
• Aplikacja obok ERP, spięta danymi. Pełny brakujący proces: portal dla klientów, obsługa reklamacji, konfigurator ofert. ERP zostaje tam, gdzie jest dobry, a aplikacja przejmuje to, czego on nie obsługuje, i oddaje mu wynik w postaci dokumentu albo zamówienia.

Ceny są jawne i te same, niezależnie od wariantu, bo liczymy godziny, a nie „wdrożenie”. Klikalna makieta to 10 h, czyli 6 000 zł netto: ekrany do przeklikania na danych przykładowych, zanim wydasz złotówkę na budowę. Pierwsza działająca wersja to 30 h, czyli 18 000 zł netto: prawdziwe dane, loginy dla zespołu, połączenie z ERP i historia zmian z informacją, kto i kiedy ruszył rekord. Pełniejszy wariant z rolami, raportami i panelem administracyjnym to 60 h, czyli 36 000 zł netto. Prawie nikt nie zaczyna od ostatniej pozycji.

Mamy ERP i zostaje przy nim wszystko, co księgowe. Problem jest z reklamacjami: przychodzą mailem, prowadzimy je w arkuszu, a klient nie ma gdzie sprawdzić statusu. Chcemy to obok systemu, ale tak, żeby dane o sprzedaży brały się z ERP, a nie z przepisywania.

Rachunek: moduł obok kontra wymiana całości

Stawka jest jedna i publiczna: 600 zł netto za godzinę, więc rachunek zrobisz sam, bez wyceny-widma. Godziny kupujesz na saldo, a przy większych pakietach saldo rośnie szybciej niż wpłata: za 30 godzin masz na koncie 31,75 h, za 60 godzin – 67,25 h, a za 100 godzin – równe 120 h. Bonus nalicza się automatycznie, a niewykorzystane godziny nie przepadają.

Po drugiej stronie postaw nie samą ofertę na nowy system, ale pełny koszt wymiany: licencje, wdrożenie, migrację danych, szkolenia oraz godziny własnego zespołu, które zejdą na testy i podwójną pracę w okresie przejściowym. Ostatnia pozycja nie ma faktury, więc prawie nigdy nie trafia do zestawienia, a bywa największa.

Policz też stan obecny, czyli koszt procesu prowadzonego ręcznie obok systemu. Na /dla-firm stoi kalkulator z zakładką „Toniemy w Excelu i telefonach”: godziny tygodniowo razy stawka razy 48 tygodni, bo urlopy liczymy uczciwie. Jeśli dwie osoby tracą po godzinie dziennie na przepisywanie, odpowiadanie na pytania o statusy i sklejanie zestawień, to 10 godzin tygodniowo. Przy 50 zł za godzinę pracy z narzutami wychodzi ok. 24 000 zł rocznie utopione w robocie, której system po prostu nie wymaga.

wt · −4 h · portal reklamacji spięty z ERP – statusy pobierane automatycznie, klient widzi swoje zgłoszenie bez telefonu do biura

Zestawienie zwykle wychodzi jednoznacznie. Dobudowanie brakującego procesu mieści się w przedziale od kilku godzin do 30 h, czyli od kilku tysięcy do 18 000 zł netto raz, przy ryzyku ograniczonym do jednego obszaru. Wymiana całości to inny rząd wielkości i inny poziom ryzyka, rozłożony na całą firmę. Podstaw jednak własne liczby: to Twoja kalkulacja, nie nasza obietnica.

Kiedy uczciwie trzeba wymienić całość

Firmie, która buduje aplikacje na zamówienie, wygodnie byłoby napisać, że dobudowa wygrywa zawsze. Nieprawda. Cztery sytuacje, w których łatanie tylko odsuwa decyzję i podnosi jej cenę:

• Producent nie wspiera już Twojej wersji. Brak poprawek i brak zgodności z wymogami prawnymi, na przykład z obowiązkowym fakturowaniem elektronicznym, to nie jest luka do obejścia. To termin, który sam nadejdzie.
• System nie wypuszcza danych w żaden sposób. Ani interfejsu, ani eksportu, ani dostępu do bazy, a dostawca nie zamierza tego zmienić. Wtedy każdy moduł obok będzie żył z przepisywania, czyli powieli problem, który miał rozwiązać.
• Braków jest kilkanaście, nie jeden. Jeśli poza systemem żyje sprzedaż, magazyn i produkcja naraz, dobudowa oznacza budowę drugiego ERP kawałkami. Lepiej to nazwać po imieniu i zaplanować raz.
• Koszt utrzymania rośnie szybciej niż wartość. Rosnące opłaty za licencje i za każdą drobną zmianę u dostawcy w pewnym momencie same wypychają firmę z systemu.

Nawet wtedy nie robi się tego jednym skokiem. Rozsądna kolejność to najpierw wydzielenie procesu, który boli najbardziej, do własnego narzędzia z pełnym dostępem do danych, a dopiero potem wymiana reszty, już z jednym obszarem bezpiecznie poza starym systemem. A jeśli wyjdzie, że wystarczy funkcja, którą dostawca doda w ramach umowy, powiemy to wprost.

Jak zacząć: 30 minut rozmowy i opowiedz, w którym miejscu proces wypada z systemu. Pokaż arkusz i wątek mailowy, w którym to dziś żyje – bałagan w nich jest dla nas mapą, nie problemem. Wyjdziesz z szacunkiem godzin na piśmie, który akceptujesz przed startem, a projekt bierze konkretny inżynier do 24 godzin od płatności. Pokazy i piloty jadą na danych syntetycznych, więc dane Twoich klientów i kontrahentów nie krążą po wersjach testowych. Poufność obowiązuje od pierwszej wiadomości, wprost z regulaminu, jeszcze przed podpisaniem czegokolwiek. Kod i pełne prawa majątkowe są w 100% Twoje po każdym opłaconym etapie, a fakturę VAT wystawia aveneo, software house działający od 2008 roku, którego marką jest uncrn.

← wszystkie wpisy