Godziny skończyły się w połowie projektu (albo zostały). Jak naprawdę działa pakiet godzin

Jest środek trzeciego tygodnia pracy. Kupiłeś pakiet 30 godzin, aplikacja się loguje, dane się zapisują, a w panelu zostało 6,25 h. Lista rzeczy, które chciałbyś jeszcze zobaczyć w tej wersji, jest dłuższa niż to, co zostało na saldzie. I wtedy pada pytanie: co się teraz stanie? Praca stanie w miejscu? Dostanę fakturę za nadgodziny? Ktoś trzyma mój projekt, dopóki nie dopłacę?

Drugie pytanie brzmi odwrotnie i pada równie często. Wdrożenie poszło szybciej, niż zakładała estymata, zespół pracuje w systemie, a na saldzie zostało 8,5 h. Przepadną? Trzeba je wyrobić jak karnet na siłownię, wymyślając zmiany na siłę?

Teksty o rozliczeniu za godziny zwykle kończą się w tym miejscu radą „ustalcie to z wykonawcą”. U nas mechanika jest spisana w regulaminie i policzona co do kwadransa, więc opiszemy ją wprost: co zjada saldo, co dzieje się przy zerze i co z resztą, której nie wykorzystasz. Wszystko przy jednej stawce 600 zł netto za godzinę, czyli 738 zł brutto.

Saldo godzin zachowuje się jak konto, nie jak abonament

Godziny kupujesz z góry i lądują na saldzie. Schodzą z niego dopiero wtedy, gdy praca zostanie zarejestrowana: każdy wpis ma opis, czas i zwykle link do efektu na wersji testowej. Czas liczymy z dokładnością do 15 minut, więc najmniejsza jednostka rozliczenia to kwadrans, czyli 150 zł netto.

W panelu odpowiedź na pytanie „ile zostało i za co poszło” składa się z czterech elementów:

• Saldo – aktualny stan godzin, widoczny w każdej chwili, bez pytania kogokolwiek.
• Log pracy – wpisy w rodzaju „2,5 h – ekrany zamówień, wdrożenie na wersję testową”. Godzina schodzi z salda razem z wpisem, nie na koniec miesiąca.
• Raport godzinowy – zużycie, status prac i stan salda po każdym zamkniętym etapie, a poza tym nie rzadziej niż raz w miesiącu, do 7. dnia za miesiąc poprzedni.
• Akceptacja – masz 3 dni robocze na uwagi do raportu. Brak uwag oznacza akceptację rozliczonych godzin, więc to jedyny termin z tego tekstu, który warto zapisać w kalendarzu.

Przy doładowaniu na saldzie ląduje więcej godzin, niż opłacasz. Mnożnik rośnie liniowo od 1,0 przy jednej godzinie do 2,0 przy 500 godzinach, według wzoru z regulaminu: 1 + (h - 1) / 499, z zaokrągleniem w górę do kwadransa. W praktyce za 30 h płacisz 18 000 zł netto i masz na koncie 31,75 h, a za 60 h płacisz 36 000 zł i masz 67,25 h. Godzina pracy wychodzi wtedy 535–567 zł netto zamiast 600 zł.

Co naprawdę zjada saldo

Saldo nie schodzi wyłącznie wtedy, gdy ktoś pisze kod. To najczęstsze źródło zaskoczenia w połowie projektu, więc lepiej znać całą listę przed startem:

• Discovery i planowanie etapów. Pierwsza rozmowa zapoznawcza, przed pierwszą płatnością, jest bezpłatna i nie obciąża salda. Wszystko po niej to już praca nad projektem: discovery, spisanie zakresu, planowanie kolejnych kroków.
• Spotkania, razem z przygotowaniem i notatkami. Liczy się nie tylko czas rozmowy, ale też agenda, materiały i podsumowanie. Godzinne spotkanie statusowe co tydzień przez miesiąc to realnie 5–6 h, czyli 3 000–3 600 zł netto: tyle, co cała klikalna makieta.
• Zmiany zdania. Przerobiony ekran, inny przepływ zamówienia, dodatkowa rola. Nie ma aneksów ani renegocjacji stawki, są godziny z salda: wygodne, ale każda zmiana ma cenę i widać ją od razu.
• Odwołane spotkanie na ostatnią chwilę. Odwołanie później niż 24 h przed terminem oznacza rozliczenie zarezerwowanego czasu. To jedyna pozycja, za którą nic nie dostajesz, więc najłatwiej jej uniknąć.
• Testy, wdrożenia, dokumentacja, przeglądy kodu. Nie są osobnymi pozycjami na fakturze, bo stawka jest jedna, ale są godzinami z tego samego salda.

Czego w godzinach nie ma: hostingu, domeny, licencji i kont w zewnętrznych usługach. Te koszty pokrywasz bezpośrednio u dostawcy. Tak samo prowizja operatora płatności: idzie do operatora, nie do nas.

Saldo dochodzi do zera: trzy drogi i żadnego zakładnika

Zero nie pojawia się nagle, bo każdy etap ma estymatę przed startem. Jeśli inżynier szacuje kolejny krok na 11 h, a na saldzie jest 6,25 h, widzisz to, zanim ktokolwiek zacznie pracować. Masz wtedy trzy drogi:

• Dokupujesz godziny. Płatność online zajmuje 2 minuty, godziny wchodzą na saldo z własnym bonusem, praca rusza dalej.
• Zamykasz etap. To, co powstało, działa i jest wdrożone. Kod i pełne prawa majątkowe są w 100% Twoje, więc nie zostajesz z połową czegoś, czego nie możesz zabrać.
• Robisz pauzę. Projekt czeka. Kontekst jest w panelu: zakres z discovery, log, historia wdrożeń, więc powrót po miesiącu nie oznacza zaczynania od zera.

A jeśli nie zrobisz nic? Przy wyczerpanym saldzie wstrzymujemy prace i informujemy o tym. Nie pracujemy „na kredyt” i nie wystawiamy faktury za godziny bez pokrycia. To główna różnica wobec klasycznego rozliczenia za godziny, w którym rachunek przychodzi po fakcie i bywa wyższy, niż ktokolwiek zakładał.

Osobny bezpiecznik działa wtedy, gdy przekroczony miałby zostać szacowany budżet całego zamówienia. Dostajesz nowe szacunki i masz 3 dni na wstrzymanie prac, a płacisz wyłącznie za godziny faktycznie wykorzystane. Uczciwie: estymata to szacunek, nie gwarancja ceny końcowej, i tak jest zapisana w regulaminie. Dlatego cała mechanika pilnuje, żebyś widział zużycie zawczasu, a nie po fakcie.

Zostało Ci 6,25 h. Domknięcie panelu zamówień szacuję na 11 h: 4 h lista i filtry, 3 h statusy i powiadomienia, 4 h testy i wdrożenie. Trzy opcje: dokupić 5 h (3 000 zł netto) i zrobić całość, zawęzić zakres do listy i statusów albo zamknąć etap na tym, co jest. Do Twojej decyzji nic nie robię.

Dlaczego dokupowanie w kawałkach kosztuje więcej

Jeden szczegół mechaniki warto znać przed pierwszym zakupem, a nie po trzecim: bonus liczy się osobno dla każdego doładowania, a godziny z różnych zakupów nie sumują się do progu. Przy tej samej kwocie 36 000 zł netto wygląda to tak:

• 60 h jednym zakupem: 67,25 h na saldzie. Efektywnie 535 zł netto za godzinę pracy.
• Dwa razy po 30 h: 63,5 h. To 3,75 h mniej, czyli 2 250 zł w naszej stawce.
• 10 + 20 + 30 h w trzech krokach: 63 h. O 4,25 h mniej niż przy jednym zakupie, czyli 2 550 zł.

To nie kara za ostrożność, tylko cena opcji. Kupując etapami, płacisz kilka procent więcej za prawo powiedzenia „stop” po makiecie. Dla kogoś, kto dopiero sprawdza pomysł, to tania polisa. Jeśli znasz zakres i wiesz, że przejdziesz całą drogę do produktu, jeden zakup jest korzystniejszy: te same pieniądze dają prawie 4 godziny pracy więcej.

Godziny zostały: ile są ważne i co z nimi zrobić

• Ważność: 18 miesięcy od doładowania. O zbliżającym się końcu przypominamy w panelu i mailem, więc nie jest to termin, który mija po cichu.
• Firma: po tym terminie niewykorzystane godziny wygasają bez prawa do zwrotu. Tak stanowi regulamin w części dla przedsiębiorców i wolimy powiedzieć to wprost, niż schować w drobnym druku.
• Konsument i przedsiębiorca na prawach konsumenta: godziny nie przepadają. Po upływie ważności niewykorzystana część podlega zwrotowi według ceny zakupu, w terminie 14 dni.
• Stawka jest zamrożona w dniu zakupu. Coroczna waloryzacja o wskaźnik inflacji dotyczy godzin kupowanych po niej, a nie tych, które już leżą na saldzie.

Osiemnaście miesięcy to znacznie więcej, niż trwa typowy projekt, więc reszta salda rzadko bywa problemem do rozwiązania. Zwykle schodzi na rzeczy, które i tak pojawiają się po wdrożeniu: pole do dodania w formularzu, raport, którego nikt nie przewidział, zmiana statusu zamówienia po pierwszym miesiącu używania. Rozsądny rytm to kilka godzin na kwartał, na przykład 5 h = 3 000 zł netto, uruchamiane tylko wtedy, gdy jest co robić.

Resztę można wykorzystać też poza projektem, dla którego ją kupiłeś: na konsultację przy innym pomyśle, drugą opinię o cudzej ofercie albo przegląd aplikacji przed sezonem. To te same godziny z tego samego konta.

Zostało mi 8,5 h z pakietu MVP, system działa i zespół w nim pracuje. Nie chcę na siłę dokładać funkcji. Możemy przeznaczyć te godziny na raport miesięczny dla księgowej i poprawki po uwagach z pierwszych tygodni? Co zostanie, niech poczeka do kolejnego kwartału.

Jak zaplanować pakiet, żeby saldo nie zaskoczyło

Z rozmów o pakietach zostaje pięć zasad, przydatnych także poza uncrn:

• Zacznij od decyzji, nie od kwoty. Ustal, co musisz zobaczyć, żeby podjąć następną decyzję, i kup godziny na to. Makieta za 6 000 zł netto bywa tańsza niż MVP kupione „na wszelki wypadek”.
• Doliczaj 15–20% rezerwy. Przy pakiecie 30 h to 4–6 h ponad estymatę. Pierwsze pokazy zawsze rodzą uwagi i lepiej mieć je pokryte.
• Wymagaj estymaty przed każdym etapem. Praca, która zaczyna się bez liczby godzin, kończy się liczbą, której nikt nie przewidział.
• Czytaj raport w ciągu 3 dni roboczych. Brak uwag oznacza akceptację. Jeśli wpis w logu wygląda dziwnie, to jest moment, żeby zapytać.
• Trzymaj krótkie etapy. Akceptacje co 2–8 h pracy oznaczają, że najgorszy scenariusz to kilka godzin idących w złym kierunku, a nie trzy tygodnie.

I zastrzeżenie, bo nie każdemu ten model pasuje. Jeśli potrzebujesz jednej kwoty podpisanej z góry, niezależnie od tego, co wyjdzie po drodze, rozliczenie godzinowe będzie niewygodne. Ryczałt też jej zresztą nie daje: daje kwotę z doliczonym buforem na ryzyko i listę rzeczy „poza zakresem”, które i tak kończą się doszacowaniem.

Jak to wygląda u nas od pierwszego dnia

Po opłaceniu pierwszego pakietu w 24 h odzywa się inżynier prowadzący, umawiacie discovery (30 minut) i spisujecie zakres pierwszego etapu wraz z estymatą godzin. Od tego momentu każda godzina ma wpis w logu, każdy etap ma raport, a saldo widzisz jak stan konta. Poufność obowiązuje od pierwszej wiadomości, wprost z regulaminu, pokazy i testy jadą na danych syntetycznych, a kod i pełne prawa majątkowe są w 100% Twoje po każdym opłaconym etapie. Fakturę VAT wystawia aveneo, działające od 2008 roku, którego marką jest uncrn.

Pakiet godzin nie jest karnetem, który trzeba wyrobić, ani kredytem, który trzeba spłacić. To konto, z którego schodzą opisane godziny pracy i którego stan sprawdzisz w każdej chwili. Skończą się w połowie – masz trzy policzone opcje i żadnego przymusu. Zostaną – masz 18 miesięcy i listę drobiazgów, które i tak przyjdą po wdrożeniu. W obu przypadkach decyzja jest po Twojej stronie.

← wszystkie wpisy