Planujesz budżet na 2027? Ile mała firma wydaje na IT i jak zmieścić w nim własną aplikację

Wrzesień w małej firmie ma swój rytuał: arkusz z budżetem na przyszły rok, kolumna „IT” i moment zawahania. Sprzęt, abonamenty, serwis komputerów, domena, hosting – to wpisuje się z rozpędu, bo jest w zeszłorocznym pliku. Potem przychodzi wiersz, którego w zeszłym roku nie było: „własna aplikacja”. Zamiast kwoty stoi znak zapytania: 20, 60 czy 200 tys. zł?

Poradniki budżetowe nie pomagają. Podają, że mała firma wydaje na technologie zwykle 6–10% obrotu, a w fazie wzrostu 12–15%, po czym rozpisują tę kwotę na laptopy, licencje i utrzymanie. Rozwój ląduje w jednej pozycji „na aplikację”: bez etapów, bez punktów decyzji i bez odpowiedzi, co się stanie, jeśli po pierwszym kroku okaże się, że pomysł nie ma sensu.

W tym wpisie robimy to inaczej. Rozdzielamy utrzymanie od rozwoju, rozpisujemy własną aplikację na trzy etapy z decyzją między nimi i pokazujemy, ile odłożyć na życie systemu po wdrożeniu. Wszystko w godzinach i złotówkach, bo u nas każda praca ma jedną, publiczną stawkę: 600 zł netto za godzinę. Budżety domykają się w październiku i listopadzie, więc to dobry moment, żeby ten wiersz w końcu miał liczbę.

Co naprawdę siedzi w rubryce „IT”

Zanim cokolwiek dopiszesz, warto zobaczyć, z czego składa się to, co już jest. W większości małych firm rubryka „IT” to cztery rzeczy, z których każda zachowuje się inaczej:

• Sprzęt. Laptopy, telefony, drukarka, router. Koszt jednorazowy, ale wraca co 3–4 lata.
• Abonamenty. Poczta, dysk, program księgowy, narzędzie do faktur, komunikator, czasem gotowy system za 200–800 zł miesięcznie. Razem często największa pozycja: przy 15 osobach i 50 zł za użytkownika jedno narzędzie robi 9 000 zł rocznie.
• Serwis i wsparcie. Informatyk na telefon, opieka nad siecią, kopie zapasowe. Zwykle ryczałt miesięczny albo rozliczenie „od awarii”.
• Domena i hosting. Najmniejsza pozycja: domena ~60 zł rocznie, hosting od 0 do ok. 200 zł miesięcznie zależnie od skali.

Wspólna cecha tych czterech pozycji: utrzymują stan obecny. Płacisz, żeby firma pracowała jutro tak samo jak dziś. Żadna z nich nie sprawi, że zlecenia przestaną żyć w mailach, a zamówienia w telefonie. Do tego służy piąta pozycja, której w typowym arkuszu nie ma.

Utrzymanie i rozwój to dwie różne rubryki

Największy błąd w budżetowaniu aplikacji to wrzucenie jej do tego samego worka co abonamenty i serwis. Utrzymanie jest ciągłe i przewidywalne: ta sama kwota co miesiąc, dopóki firma istnieje. Rozwój jest jednorazowy i decyzyjny: płacisz raz za budowę, efekt zostaje w firmie, a między etapami możesz się zatrzymać.

Drugi błąd to wpisanie rozwoju jako jednej kwoty na cały rok. Tak wyglądają klasyczne oferty: projekt za 150–300 tys. zł, 3–6 miesięcy, decyzja podejmowana raz, na początku, przy najmniejszej wiedzy o tym, czego firma naprawdę potrzebuje. Drugi koniec skali wygląda podobnie: programista na etacie to 25–35 tys. zł miesięcznie, czyli 300–420 tys. zł rocznie, płacone także wtedy, gdy nie ma co robić.

Rozwój etapami: makieta, MVP, produkt

W modelu godzinowym rozwój rozpisuje się na trzy kotwice, które znasz z naszego cennika. Każda jest osobną decyzją i osobnym wierszem w budżecie, a kod z poprzedniego etapu jest kontynuowany, nie wyrzucany:

• Etap 1: klikalna makieta – 10 h, 6 000 zł netto (7 380 zł brutto). Realne ekrany do kliknięcia na telefonie, bez zapisu danych. Wystarczą, żeby pokazać wspólnikowi i sprawdzić, czy przepływ ma sens. Po tym etapie zapada pierwsza decyzja: dalej albo stop, i „stop” kosztuje dokładnie 6 000 zł.
• Etap 2: MVP – 30 h, 18 000 zł netto (22 140 zł brutto). Działająca wersja z logowaniem, bazą danych i wdrożeniem na serwer. Zespół pracuje na niej naprawdę, więc druga decyzja zapada na podstawie liczb, nie opinii.
• Etap 3: produkt – 60 h, 36 000 zł netto (44 280 zł brutto). Płatności online, panel administracyjny, połączenia z tym, co już masz. To poziom, na którym aplikacja może zarabiać albo obsługiwać klientów bez Twojego udziału.

Liczby są łączne: firma, która przejdzie wszystkie trzy etapy, wydaje na budowę rzędu 36 000 zł netto, nie 60 000 zł. Kluczowa jest kolejność: nie budżetujesz trzeciego etapu, zanim nie zobaczysz wyniku pierwszego. W arkuszu wygląda to tak, że na I kwartał wpisujesz makietę, a na kolejne kwartały rezerwę warunkową, którą uruchamiasz po decyzji.

Etapowanie ma jedną cenę. Godziny kupujesz na saldo, a przy większych pakietach saldo rośnie szybciej niż wpłata: za 60 h kupionych naraz masz na koncie 67,25 h. Za trzy osobne zakupy 10 + 20 + 30 h dostajesz łącznie 63 h. Różnica to 4,25 h, czyli w naszej stawce 2 550 zł, i tyle kosztuje prawo do zatrzymania się po makiecie. Dla większości firm to tania polisa. Jeśli masz pewność co do całego zakresu, jeden zakup jest po prostu korzystniejszy.

Rozwój: własny system zleceń, etapami. I kw.: klikalna makieta, 10 h, 6 000 zł netto (decyzja: dalej albo stop). II kw.: MVP, dokupione 20 h, 12 000 zł netto, warunkowo po makiecie. III–IV kw.: rozbudowa do produktu, dokupione 30 h, 18 000 zł netto, warunkowo po MVP. Rezerwa na zmiany po wdrożeniu: 10 h, 6 000 zł netto. Płatność za godziny z góry, faktura VAT (aveneo), żaden etap nie zobowiązuje do następnego.

Rezerwa: ile odłożyć na życie aplikacji po wdrożeniu

Mniejsza część budżetu rozwoju regularnie znika z arkuszy i wychodzi w marcu jako niespodzianka. Po wdrożeniu aplikacja ma koszty zewnętrzne, które poniesiesz u każdego wykonawcy, oraz koszt zmian, który zależy od Ciebie:

• Hosting: 0–200 zł miesięcznie, czyli do 2 400 zł rocznie. Możesz na własnym serwerze albo w swojej chmurze.
• Domena: ~60 zł rocznie. Zwykle już ją masz.
• Operator płatności: ~1–2% od transakcji, tylko jeśli aplikacja przyjmuje pieniądze. Prowizja idzie do operatora, nie do nas, i rośnie z obrotem, więc w budżecie liczysz ją procentem, nie kwotą.
• Zmiany po wdrożeniu. Pierwsze tygodnie z prawdziwymi użytkownikami zawsze pokazują coś, czego nie było w makiecie: pole do dodania, raport do zmiany, status, którego brakuje. Rozsądna rezerwa to kilka godzin na kwartał, na przykład 5 h = 3 000 zł netto, uruchamiane tylko wtedy, gdy jest co robić.
• Opieka: opcjonalnie. Domyślnie po wdrożeniu aplikacja jest Twoja i zarządzasz nią sam, za 0 zł: masz kod, dokumentację i dostępy. Jeśli wolisz, żeby ktoś pilnował aktualizacji i reagował na awarie, plan opieki rozliczamy w tej samej stawce 600 zł netto/h, bez abonamentu „na zapas”.

Warto policzyć też drugą stronę rachunku. Jeśli własny system zastępuje narzędzie z abonamentem, rubryka utrzymania maleje: te 9 000 zł rocznie za 15 użytkowników po 50 zł znikają z arkusza w roku, w którym aplikacja rusza. Budżet rozwoju nie jest więc czystym wydatkiem: część finansuje się z pozycji, które przestają istnieć.

Przykładowy budżet na 2027: firma usługowa z 12 osobami

Poniżej scenariusz przykładowy, nie realizacja: firma usługowa, 12 osób, zlecenia dziś w mailach i jednym arkuszu. Załóżmy, że utrzymanie stanu obecnego (sprzęt, abonamenty, serwis, domena) kosztuje ją ok. 4 000 zł miesięcznie, czyli 48 000 zł rocznie. Rozwój rozpisany kwartałami wygląda tak:

• I kwartał: makieta systemu zleceń – 6 000 zł netto (10 h). Tydzień pracy, klikalne ekrany, decyzja zespołu i wspólnika, czy to jest ten proces.
• II kwartał: MVP – 12 000 zł netto (dokupione 20 h). Zespół zaczyna pracować w systemie zamiast w mailach. Warunek: pozytywna decyzja po makiecie.
• III kwartał: rozbudowa do produktu – 18 000 zł netto (dokupione 30 h). Portal dla klientów, płatności, połączenie z programem księgowym. Warunek: MVP używany na co dzień przez kwartał.
• IV kwartał: rezerwa na zmiany – 6 000 zł netto (10 h). Uruchamiana tylko wtedy, gdy jest co poprawiać. Niewykorzystane godziny zostają na saldzie.
• Koszty zewnętrzne przez cały rok: ok. 1 300 zł. Hosting w małej skali ok. 100 zł miesięcznie plus domena. Prowizję operatora płatności liczysz procentem od obrotu dopiero od startu płatności w III kwartale.

Razem wariant pełny to 42 000 zł netto na rozwój, wpisane w czterech wierszach z trzema punktami decyzji. Wariant minimalny, jeśli firma zatrzyma się po MVP, to 18 000 zł netto plus rezerwa. Wariant „stop po makiecie” to 6 000 zł i wiedza, że nie warto, co też jest wynikiem. Dla porównania: ten sam pomysł zamówiony jako projekt ryczałtowy wymagałby wpisania w listopadzie jednej kwoty rzędu 150 tys. zł, bez możliwości sprawdzenia czegokolwiek po drodze.

Uczciwie: są sytuacje, w których ten wiersz powinien zostać pusty. Standardowy proces, który obsłuży gotowe narzędzie za 100–200 zł miesięcznie. Pomysł bez zbadanego problemu, gdzie lepiej zacząć od makiety i rozmów niż od MVP. Budżet wystarczający dokładnie na budowę i ani złotówki dalej. W każdej z nich usłyszysz to od nas na pierwszej rozmowie, bo model godzinowy zarabia na klientach, którzy wracają z kolejnym etapem, a nie na dużych obietnicach.

Jak to policzyć u nas

Nie potrzebujesz oferty, żeby wypełnić arkusz: kwoty etapów są publiczne, a suwak w cenniku pokazuje cenę i saldo dla dowolnej liczby godzin. Po płatności w 24 godziny odzywa się inżynier prowadzący, na discovery (30 minut) spisujecie zakres pierwszego etapu, a estymatę godzin dostajesz na piśmie do akceptacji przed startem. Postęp widzisz w panelu: log godzin z opisem i akceptacje co 2–8 godzin pracy. Księgowość dostaje fakturę VAT od aveneo, software house’u działającego od 2008 roku, którego marką jest uncrn.

Formalności nie dokładają wierszy do budżetu. Poufność obowiązuje od pierwszej wiadomości, wprost z regulaminu. Pokazy i testy jadą na danych syntetycznych, więc dane Twoich klientów nie krążą po wersjach próbnych. Kod i pełne prawa majątkowe są w 100% Twoje po każdym opłaconym etapie, co ma znaczenie także dla arkusza: kupujesz własność, nie wynajem.

Planuję budżet na przyszły rok i chcę wpisać system do zleceń zamiast maili. 12 osób, dziś wszystko w skrzynce i jednym arkuszu. Chciałbym zacząć od makiety w I kwartale i mieć liczby na kolejne etapy, żeby pokazać wspólnikowi.

Na koniec jedno zdanie do arkusza: w wierszu „własna aplikacja” nie wpisuj jednej liczby. Wpisz trzy, z decyzją między nimi, i czwartą na rezerwę. To jedyny sposób, żeby budżet na rozwój był planem, a nie zakładem.

← wszystkie wpisy