Baza danych zamiast Excela: Airtable, Access, gotowy CRM czy własna aplikacja? Test przy 3, 10 i 30 osobach

Decyzja „odchodzimy od Excela” zwykle zapada szybko. Schody zaczynają się przy drugim pytaniu: na co? Poradniki podsuwają cztery odpowiedzi i każdą reklamują jako oczywistą: Airtable albo podobna baza w chmurze dla nietechnicznych zespołów, Access z pakietu Microsoft, gotowy CRM z abonamentem albo własna aplikacja. Problem w tym, że każda z tych odpowiedzi jest dobra dla innej firmy, a prawie nikt nie mówi, dla której.

Nie będziemy udawać, że własna aplikacja jest zawsze najlepsza. Budujemy je za 600 zł netto za godzinę i właśnie dlatego nie chcemy budować tej, która nie ma sensu: godziny, które nie wracają, nikomu się nie opłacają. Przy trzech osobach i jednej tabeli Airtable wystarczy i powiemy to wprost na pierwszej rozmowie.

Zamiast porównywać listy funkcji, proponujemy test. Pięć pytań o to, jak naprawdę pracujecie, i trzy wielkości zespołu: 3, 10 i 30 osób. Na końcu rachunek w złotówkach dla każdej z nich, żebyś mógł podstawić własne liczby.

Pięć pytań, które rozstrzygają więcej niż lista funkcji

Porównywanie cenników kończy się zwykle na tym, że każde narzędzie „ma” wszystko. Zamiast tego policz odpowiedzi na pięć pytań. To one wyznaczają, gdzie arkusz i jego następcy przestają wystarczać.

• Ile osób edytuje dane w tym samym czasie? Nie „ma dostęp”, tylko realnie wpisuje. Dwie osoby to inny świat niż dwanaście: przy dwunastu ktoś zawsze nadpisze komuś status.
• Ile tabel musi się ze sobą „widzieć”? Jedna lista klientów to arkusz. Klient, jego zlecenia, pozycje w zleceniu i faktura do każdego z nich to cztery tabele powiązane relacjami. Tu Excel zaczyna kopiować dane zamiast je łączyć.
• Czy musisz wiedzieć, kto i kiedy zmienił cenę albo status? Jeśli odpowiedź na reklamację zależy od tego, kto wpisał rabat, potrzebujesz historii zmian z autorem, a nie informacji „ostatnio edytowano wczoraj”.
• Czy ktoś nie powinien widzieć wszystkiego? Podwykonawca nie powinien widzieć marży, handlowiec cudzych klientów, księgowość nie musi czytać notatek z rozmów. Uprawnienia to granica między narzędziem dla trzech osób a systemem dla firmy.
• Czy dane muszą płynąć dalej? Do fakturowania, do banku, do magazynu, do KSeF. Dopóki ktoś przepisuje je ręcznie, nie masz bazy danych, masz dwa miejsca, w których żyje prawda.

Policz, na ile z tych pytań odpowiadasz „tak”. Zero i jeden to świat Airtable. Dwa i trzy to moment, w którym gotowy CRM albo własna aplikacja zaczynają się opłacać. Cztery i pięć to już system, a pytanie brzmi: gotowy czy pod Wasz proces.

3 osoby: Airtable wystarczy i mówimy to wprost

Trzyosobowe biuro, jedna lista zleceń albo klientów, wszyscy widzą wszystko i tak ma być. W tej sytuacji Airtable albo podobna baza w chmurze jest po prostu lepszym Excelem: kilka osób edytuje naraz bez blokowania pliku, kolumna „status” jest listą, a nie wolnym tekstem, do tabeli da się podpiąć formularz i prosty widok kalendarza. Płacisz od użytkownika, więc przy trzech osobach to kwota, której nie warto nawet porównywać z budową czegokolwiek.

Access ma tu swoje miejsce, ale węższe, niż sugeruje jego sława. To plik bazy na komputerze z Windows, w którym jedna osoba potrafi zbudować całkiem sprawną ewidencję z formularzami. Kłopot zaczyna się, gdy ten plik ląduje na dysku sieciowym i otwiera go kilka osób naraz. Drugi kłopot przychodzi, gdy jedyna osoba, która go rozumie, odchodzi z firmy. Jeśli masz taki plik i działa, nie ruszaj go. Jeśli dopiero wybierasz, baza w chmurze zrobi to samo bez tych dwóch ryzyk.

10 osób: tu zaczyna się rozjazd

Przy dziesięciu osobach zmienia się nie liczba wierszy, tylko struktura firmy. Pojawiają się role: biuro przyjmuje zlecenia, serwis je realizuje, ktoś wystawia faktury, właściciel chce raport. Pojawiają się relacje: klient ma wiele zleceń, zlecenie ma pozycje, pozycje mają ceny z cennika, a nie wpisane z pamięci. I pada pierwsze „kto zmienił tę cenę?”, którego nie da się już rozstrzygnąć pytaniem na głos w biurze.

Baza w chmurze zwykle to jeszcze udźwignie, ale zaczyna kosztować: dziesięć licencji miesięcznie, a bardziej szczegółowe uprawnienia i dłuższa historia zmian zwykle siedzą w droższych planach. Bardziej odczuwalny bywa inny koszt: ktoś z zespołu zostaje „administratorem Airtable”, buduje widoki i automatyzacje po godzinach, a po roku firma ma własny system, tylko zbudowany na cudzej platformie i w głowie jednej osoby.

• Gotowy CRM wygrywa, gdy Wasz proces to standardowa sprzedaż: zapytanie, oferta, zamknięcie, faktura. Za 200–800 zł miesięcznie dostajesz lejek, przypomnienia i połączenie z fakturowaniem, których samodzielne budowanie nie ma sensu.
• Własna aplikacja wygrywa, gdy proces jest Wasz: zlecenie ma pięć statusów, których żaden CRM nie zna, serwisant potrzebuje ekranu na telefon, a cennik zależy od klienta i od sezonu. Pierwsza działająca wersja z rolami, historią zmian i importem starego arkusza to u nas typowo 30 h, czyli 18 000 zł netto, raz.
• Arkusz albo baza w chmurze zostają, gdy proces jest prosty, a dziesięć osób to tak naprawdę dwie, które wpisują, i osiem, które czytają. Wtedy problemem nie jest narzędzie, tylko to, że nikt nie ustalił, kto wpisuje.

Mamy w Airtable klientów i zlecenia, dziesięć osób, trzy tabele. Działa, ale serwisanci widzą marże, a handlowcy cudzych klientów. Co miesiąc ktoś przepisuje zlecenia do programu do faktur. Chcemy jedno miejsce, w którym każdy widzi swoje, a faktura wychodzi z tego, co już wpisane.

30 osób: gotowy CRM albo własny system, baza w chmurze raczej nie

Przy trzydziestu osobach odpowiedzi na wszystkie pięć pytań brzmią „tak”. Kilkanaście osób wpisuje dane naraz, tabele są powiązane na cztery poziomy, każda zmiana ceny i statusu musi mieć autora, a dane muszą same trafiać do fakturowania, magazynu i banku. Baza w chmurze zbudowana przez jedną osobę po godzinach przestaje być narzędziem, a staje się ryzykiem: nikt poza nią nie wie, jak działają automatyzacje, a trzydzieści licencji miesięcznie to już poważna pozycja w budżecie.

Zostają dwie drogi. Gotowy CRM albo system branżowy, jeśli Wasz proces mieści się w cudzym szablonie: dostajecie od razu więcej funkcji, niż kiedykolwiek zbudowalibyście sami. Własny system, jeśli przewaga firmy siedzi w tym, jak pracujecie inaczej niż wszyscy, bo wtedy każda funkcja „na zapas” w gotowcu to koszt, a każdy brakujący ekran to arkusz obok programu.

• Role i uprawnienia – kto widzi, kto edytuje, kto zatwierdza. Przy trzydziestu osobach to nie opcja, tylko warunek, żeby nikt nie skasował firmy jednym przeciągnięciem myszki.
• Historia zmian z autorem – każda ważna zmiana ma datę i osobę, więc spór z klientem o rabat kończy się jednym kliknięciem, a nie śledztwem.
• Połączenia z resztą firmy – faktury wychodzą z danych już w systemie, płatności spływają z banku, stany magazynu aktualizują się same. Jeśli program, którego używacie, ma interfejs wymiany danych albo eksport, podpinamy go. Jeśli nie, powiemy to wprost.

Pełniejszy wariant własnego systemu, z rolami, raportami i połączeniami z tym, czego firma już używa, to u nas typowo 60 h, czyli 36 000 zł netto. Przy zakupie 60 godzin na saldo wchodzi 67,25 h, bo bonus rośnie z wielkością pakietu.

Rachunek w złotówkach: trzy scenariusze obok siebie

Liczby poniżej to założenia do podstawienia, nie obietnica. Przyjmujemy 50 zł miesięcznie za użytkownika narzędzia w chmurze albo CRM, tę samą stawkę co w naszym FAQ, i liczymy trzy lata, bo tyle zwykle żyje decyzja o narzędziu.

• 3 osoby, jedna tabela. Baza w chmurze: ok. 150 zł miesięcznie, 5 400 zł w trzy lata. Własna aplikacja: 18 000 zł netto raz. Wynik: Airtable, bez dyskusji. Własny system zwróciłby się po dziesięciu latach, a do tego czasu firma trzy razy zmieni proces.
• 10 osób, trzy tabele, pierwsze role. CRM albo baza w chmurze: ok. 500 zł miesięcznie, 18 000 zł w trzy lata, plus godziny osoby, która to administruje. Własna pierwsza wersja: 18 000 zł netto raz, bez abonamentu, z kodem po Twojej stronie. Wynik: remis na kwocie, więc decyduje proces. Standardowy: CRM. Wasz: własna aplikacja.
• 30 osób, relacje, uprawnienia, połączenia. CRM: ok. 1 500 zł miesięcznie, 54 000 zł w trzy lata, bez końca. Własny system: 36 000 zł netto raz plus hosting, zwykle kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Wynik: własny system wygrywa na kwocie, ale gotowy CRM może wygrać na funkcjach, jeśli Wasza sprzedaż jest standardowa.

Do tego rachunku dochodzi koszt, którego nie ma na żadnej fakturze: przepisywanie. Na /dla-firm stoi zakładka kalkulatora „Toniemy w Excelu i telefonach”: godziny tygodniowo × stawka × 48 tygodni. Przy 8 godzinach tygodniowo i 50 zł za godzinę to ok. 19 200 zł rocznie. Przy dziesięciu osobach ta kwota zwykle przeważa szalę, bo jest większa niż różnica między którąkolwiek z opcji.

Jak to wygląda u nas, jeśli test wskaże własną aplikację

Nie potrzebujesz specyfikacji. Przynieś arkusz albo bazę taką, jaka jest, bałagan w niej jest dla nas mapą procesu. Po opłaceniu pierwszego pakietu w 24 godziny odzywa się inżynier prowadzący, umawiacie 30 minut discovery i spisujecie: kto wpisuje, kto czyta, jakie są statusy i co ma wychodzić dalej. Z tej rozmowy wychodzi szacunek godzin na piśmie, który akceptujesz, zanim ruszy praca.

• Makieta – 10 h: 6 000 zł netto. Klikalne ekrany listy, szczegółów i ról na danych przykładowych. Pokaż ją osobie, która dziś prowadzi arkusz, zanim wydasz złotówkę na budowę.
• Pierwsza działająca wersja – 30 h: 18 000 zł netto. Prawdziwa baza, osobne loginy, historia zmian z autorem, import starego arkusza jednym wsadem. Przy zakupie 30 h na saldo wchodzi 31,75 h.
• Pełniejszy wariant – 60 h: 36 000 zł netto. Raporty, panel administracyjny, połączenie z fakturowaniem i tym, czego firma już używa.

Poufność obowiązuje od pierwszej wiadomości, wprost z regulaminu, więc plik jest objęty NDA, zanim cokolwiek podpiszesz. Pokazy i piloty jadą na danych syntetycznych, a kod i pełne prawa majątkowe są w 100% Twoje po każdym opłaconym etapie. Fakturę VAT wystawia aveneo, software house działający od 2008 roku, którego marką jest uncrn.

Excel nie jest wrogiem, a Airtable nie jest etapem, przez który każdy musi przejść. To cztery narzędzia dla czterech różnych firm. Jeśli test wskaże własną aplikację, wiesz, ile to kosztuje i od czego zacząć. Jeśli wskaże Airtable, właśnie zaoszczędziłeś 18 000 zł i to też jest dobry wynik.

← wszystkie wpisy