22 godziny tygodniowo na to samo: co w biurze zautomatyzować, a czego lepiej nie ruszać

W większości biur istnieje praca, której nikt nigdy nie zamówił. Ktoś przepisuje zamówienia z maili do arkusza. Ktoś inny skleja raport miesięczny z pięciu plików. Trzecia osoba wysyła w kółko te same wiadomości: potwierdzenie, przypomnienie o płatności, prośba o dokumenty. Badanie przeprowadzone na 420 polskich małych i średnich firmach pokazało, że takiej powtarzalnej roboty biurowej da się odzyskać średnio około 22 godziny tygodniowo.

22 godziny to więcej niż połowa etatu. Przy 50 zł za godzinę pracy z narzutami wychodzi 1 100 zł tygodniowo, a w skali roku, licząc uczciwie 48 tygodni pracy, bo urlopy istnieją, około 52 800 zł. Ta kwota nie ma faktury, więc nie widać jej w żadnym zestawieniu kosztów. Rozpływa się w pensjach ludzi, którzy zamiast pracować dla klientów, obsługują arkusze.

Ten wpis nie jest jednak o tym, że „wszystko da się zautomatyzować”, bo to nieprawda i źródło drogich rozczarowań. Jest o sortowaniu: które zadania automatyzować najpierw, które później, a których nie ruszać wcale. Z rachunkiem w złotówkach do każdej decyzji.

Skąd się bierze te 22 godziny

Powtarzalna robota rzadko wygląda jak problem, bo jest pokrojona na plasterki: kwadrans tu, pół godziny tam, rozrzucone po kilku osobach i pięciu dniach tygodnia. Nikt nie widzi całości, więc nikt jej nie liczy. W praktyce niemal zawsze składa się z tych samych pięciu rzeczy:

• Przepisywanie tego samego w dwa miejsca – zamówienie z maila do arkusza, z arkusza do programu do faktur, z faktury do zestawienia. Każde przepisanie to czas plus ryzyko literówki, którą ktoś potem godzinę wyjaśnia.
• Sklejanie raportów – raz w miesiącu ktoś otwiera pięć plików, kopiuje, filtruje, formatuje i wysyła. Wynik wygląda profesjonalnie, koszt jest niewidzialny: cały dzień pracy co miesiąc.
• Te same wiadomości – potwierdzenia przyjęcia zlecenia, przypomnienia o terminie, prośby o brakujące dokumenty. Treść niemal identyczna, zmienia się tylko nazwisko i data.
• Pilnowanie terminów z głowy – przeglądy, końce umów, zaległe płatności. Działa, dopóki osoba, która „ma to w głowie”, nie pójdzie na urlop.
• Szukanie informacji – kto rozmawiał z tym klientem, jaka była ostatnia cena, gdzie jest protokół. Po kilku latach firma ma dane wszędzie i wiedzę nigdzie.

Cztery pewniaki: to automatyzuj najpierw

Najlepiej zwracają się zadania, które mają trzy cechy naraz: powtarzają się co najmniej raz w tygodniu, mają jasne reguły bez wyjątków i pracują na danych, które już gdzieś w firmie są. Cztery kategorie spełniają te warunki niemal zawsze:

• Generowanie dokumentów. Faktura, umowa, protokół czy oferta powstają z danych, które już siedzą w systemie: klient, zakres, kwoty, daty. Ręczne wypełnianie szablonu to najczystsza strata czasu w biurze, a przy okazji główne źródło pomyłek w kwotach.
• Raporty cykliczne. Zestawienie, które człowiek skleja sześć godzin, system liczy w kilka sekund, za każdym razem tak samo. Raport przestaje być wydarzeniem, a zaczyna być przyciskiem.
• Przypomnienia i statusy. System pilnuje terminów według reguł: zbliża się koniec umowy, minęło 14 dni od faktury, zlecenie czeka na akceptację trzeci dzień. Nikt nie trzyma kalendarza w głowie i nic nie znika, gdy ta głowa jedzie na urlop.
• Przepływ danych między miejscami. Jedno wpisanie zamiast czterech przeklejeń: zamówienie wpisane raz pojawia się w zestawieniu, na fakturze i w raporcie. To zwykle największa pojedyncza oszczędność z całej listy.

wt · −3 h · raport miesięczny z trzech źródeł liczony automatycznie – zestawienie generuje się jednym przyciskiem, eksport do arkusza dla księgowej

Czego lepiej nie ruszać, przynajmniej na początku

Tu ten wpis rozjeżdża się z materiałami sprzedażowymi narzędzi do automatyzacji. Część biurowej roboty opłaca się zostawić ludziom i lepiej wiedzieć to przed wydaniem pieniędzy, nie po:

• Zadania z oceną i wyjątkami. Negocjacja rabatu, nietypowa reklamacja, decyzja, że stałemu klientowi tym razem się odpuszcza. Automat podejmuje takie decyzje średnio, a klient zapamięta właśnie tę jedną złą. Reguła: jeśli dwie osoby w firmie rozstrzygnęłyby sprawę różnie, to nie jest zadanie dla automatu.
• Procesy, które wciąż się zmieniają. Automatyzacja betonuje proces w kształcie z dnia budowy. Jeśli co miesiąc robicie coś inaczej, bo firma szuka swojego sposobu, najpierw ustabilizujcie przebieg, potem go utrwalajcie. Odwrotna kolejność oznacza przebudowę co kwartał.
• Zadania rzadkie. Coś, co zajmuje dwie godziny raz na kwartał, kosztuje 400 zł rocznie. Żadna automatyzacja się przy tym nie zwróci; spisana instrukcja krok po kroku da więcej i kosztuje godzinę pisania.
• Kontakt, który jest przewagą. Jeśli klienci wracają, bo u Was człowiek odbiera telefon i zna ich sprawy, nie wstawiaj tam automatu tylko dlatego, że się da. Automatyzuj zaplecze, nie relację.

Jest jeszcze piąta kategoria, podstępna: automatyzacja bez właściciela. Makro, które napisał pracownik, zanim odszedł, i którego wszyscy się boją, to nie oszczędność, tylko dług. Dlatego niezależnie od tego, kto Ci narzędzie zbuduje, wymagaj dokumentacji i historii zmian: automatyzacja, której nikt w firmie nie rozumie, prędzej czy później staje się problemem, który miała rozwiązać.

Rachunek: kiedy automatyzacja się zwraca

Wzór jest krótki: częstotliwość × czas × stawka = roczny koszt zadania. Po drugiej stronie kładziesz koszt budowy w godzinach i patrzysz, kiedy linie się przecinają. Trzy przykłady na liczbach:

• Raport miesięczny, 6 godzin ręcznego sklejania. 6 h × 12 miesięcy × 50 zł = 3 600 zł rocznie. Jeśli firma ma już system, w którym żyją dane, taki generator to często kilka godzin pracy z salda: 3–5 h × 600 zł = 1 800–3 000 zł netto, raz. Zwrot w pierwszym roku.
• Przepisywanie zamówień, dwie osoby po 45 minut dziennie. Razem 7,5 h tygodniowo, 360 h rocznie, przy 50 zł/h to 18 000 zł rocznie. Narzędzie wewnętrzne, które to kończy, to typowo pierwsza działająca wersja systemu: 30 h × 600 zł = 18 000 zł netto. Zwrot w około rok, a od drugiego roku ta kwota zostaje w firmie co roku.
• Uzgadnianie stanów raz na kwartał, 2 godziny. 400 zł rocznie. Zostaw. To zadanie wygrywa z każdą automatyzacją i przegrywa tylko z dobrą instrukcją.

Stawka jest jedna i publiczna: 600 zł netto za godzinę, więc cały rachunek zrobisz sam, zanim w ogóle z nami porozmawiasz. Kotwice: klikalna makieta to 10 h, czyli 6 000 zł netto, pierwsza działająca wersja 30 h – 18 000 zł netto, pełniejszy wariant z panelem administracyjnym i integracjami 60 h – 36 000 zł netto. Godziny kupujesz na saldo, a przy większych pakietach saldo rośnie szybciej niż wpłata: za 30 opłaconych godzin masz na koncie 31,75 h, a za 60 opłaconych: 67,25 h. Niewykorzystane godziny nie przepadają.

Od czego zacząć: jedna automatyzacja, nie system do wszystkiego

Największy błąd tych projektów to start od „systemu, który ogarnie całą firmę”. Taki projekt długo trwa, dużo kosztuje i po drodze traci sponsora. Odwrotna droga działa lepiej: jedno zadanie, które wygrało test kreskowy, jedna automatyzacja, policzalny efekt po kilku tygodniach. Potem następne, już na działającym fundamencie.

Nie potrzebujesz do tego specyfikacji. Wystarczy opowiedzieć, jak zadanie wygląda dziś: skąd przychodzą dane, kto co przepisuje, gdzie to się psuje. Z rozmowy wychodzisz z estymatą godzin na piśmie, którą akceptujesz przed startem, a projekt bierze konkretny inżynier do 24 godzin od płatności. Postęp widzisz w logu panelu: opis, liczba godzin, efekt do kliknięcia.

Księgowa co miesiąc skleja raport sprzedaży z trzech arkuszy i programu do faktur – dwa dni roboty. Do tego przypomnienia o zaległych płatnościach wysyłamy ręcznie, jak ktoś pamięta. Chcemy, żeby to działo się samo, reszta pracy biura ma zostać po staremu.

Formalności są policzalne tak samo jak godziny. Poufność obowiązuje od pierwszej wiadomości, wprost z regulaminu, bez podpisywania czegokolwiek. Pokazy i piloty jadą na danych syntetycznych, więc dane Waszych klientów nie krążą po wersjach testowych. Kod i pełne prawa majątkowe są w 100% Twoje po każdym opłaconym etapie, a fakturę VAT wystawia aveneo, software house działający od 2008 roku, którego marką jest uncrn.

Na koniec uczciwie: jeśli po tygodniu notowania wyjdzie, że powtarzalnej roboty są u Ciebie trzy godziny tygodniowo, daruj sobie system. 7 200 zł rocznie to za mało, żeby uzasadnić budowę czegokolwiek, i taką odpowiedź też u nas usłyszysz. Wpis ma pomóc policzyć, nie sprzedać. Liczby z badania są średnią: u Ciebie może być dwa razy więcej albo trzy razy mniej i właśnie dlatego rachunek warto zrobić na własnych danych.

← wszystkie wpisy