Twój chatbot musi się przyznać, że jest botem: AI Act w firmowej aplikacji od 2 sierpnia 2026

Od 2 sierpnia 2026 roku w całej Unii stosuje się przepisy AI Act o przejrzystości. Najkrócej: jeśli w Twojej aplikacji, systemie rezerwacji albo na stronie działa chatbot, użytkownik ma się dowiedzieć, że rozmawia z automatem, a nie z człowiekiem. To nie jest zapowiedź na przyszłość ani przepis dla wielkich platform: obowiązek już działa i obejmuje także małą firmę, która wstawiła okno rozmowy do swojego systemu zamówień.

O AI Act piszą dziś głównie kancelarie prawne, więc łatwo znaleźć teksty o definicjach, karach i motywach rozporządzenia, a trudno o odpowiedź na pytanie praktyczne: co konkretnie ma się zmienić na ekranie? Ten wpis idzie od strony produktu: jakie elementy dołożyć do aplikacji, ile godzin to zajmuje i co przy okazji warto sprawdzić, skoro i tak ktoś będzie pracował przy bocie.

Od razu uczciwa skala: dla typowej firmowej aplikacji z chatbotem to nie jest projekt, tylko dopiska. Zwykle kilka do kilkunastu godzin pracy, policzalnych z góry. Panika, którą wywołują nagłówki o karach do 15 milionów euro, jest przy tej skali zmian nieproporcjonalna. Ignorowanie tematu też nie ma jednak sensu, bo koszt zgodności jest po prostu mały.

Kogo to dotyczy: przejrzystość, nie cały AI Act

AI Act wchodzi w życie etapami i większość jego głośnych obowiązków dotyczy systemów wysokiego ryzyka: rekrutacji, oceny zdolności kredytowej, biometrii. Te przepisy mają wejść później, według aktualnego harmonogramu między końcem 2027 a sierpniem 2028 roku. Od 2 sierpnia 2026 stosuje się natomiast obowiązki przejrzystości i to one dotyczą zwykłych firmowych aplikacji. Trzy sytuacje z życia małej i średniej firmy:

• Chatbot i voicebot – automat, który rozmawia z klientem tekstem albo głosem: odpowiada na pytania o terminy, statusy zamówień, cennik. Użytkownik musi zostać poinformowany, że to nie człowiek, chyba że jest to oczywiste z kontekstu.
• Treści generowane przez AI – jeśli system publikuje wygenerowane teksty, obrazy albo nagrania, np. opisy produktów tworzone automatycznie, powinny być oznaczone, także w sposób możliwy do odczytania maszynowo.
• Deepfake – wygenerowany albo zmanipulowany obraz, dźwięk i wideo wymaga wyraźnego oznaczenia. W firmowej aplikacji to rzadkość, w materiałach marketingowych już niekoniecznie.

Kary sięgają 15 mln euro albo 3% rocznego obrotu, zależnie od tego, która kwota jest wyższa. Dla małej firmy realniejszy scenariusz niż maksymalna kara to skarga użytkownika, kontrola i nakaz zmiany, plus rozmowa z klientem, który poczuł się oszukany. Jedno zastrzeżenie: nie jesteśmy kancelarią i ten wpis nie jest poradą prawną. Zajmujemy się warstwą produktową, czyli tym, co widać na ekranie i co siedzi w kodzie. Treść zapisów w regulaminie skonsultuj z prawnikiem.

„Przecież widać, że to bot” – najdroższe zdanie tej regulacji

Przepis zawiera wyjątek: informować nie trzeba, gdy fakt rozmowy z automatem jest oczywisty dla przeciętnego, dobrze poinformowanego użytkownika. Brzmi rozsądnie, ale to zdanie ocenne, o które można się długo spierać. Twój bot ma imię „Ania”, awatar ze zdjęciem i pisze „już sprawdzam, daj mi chwilkę”? Właśnie przestało być oczywiste. Okno rozmowy wygląda dziś identycznie dla czatu z człowiekiem i z automatem, więc sam wygląd nie rozstrzyga niczego.

Rachunek jest prosty: etykieta „automatyczny asystent” to godzina pracy, a spór o to, czy „przecież było widać”, to godziny prawnika po wielokrotnie wyższej stawce. Wyjątek zostaw sytuacjom naprawdę oczywistym, a w firmowej aplikacji po prostu każ botowi się przedstawić.

Trzy zmiany w produkcie, które załatwiają sprawę

Cała zgodność chatbota z obowiązkiem przejrzystości sprowadza się w praktyce do trzech elementów w interfejsie i jednego na zapleczu:

• Przedstawienie się w pierwszej wiadomości. Bot mówi wprost, że jest automatem, i od razu zakreśla, w czym pomaga. Jedno zdanie, które załatwia obowiązek informacyjny w najczystszy możliwy sposób.
• Stała etykieta w oknie rozmowy. Napis „automatyczny asystent” widoczny cały czas, nie tylko na starcie. Użytkownik może trafić do rozmowy w środku, po przerwie albo po powrocie na stronę i też ma wiedzieć, z kim pisze.
• Droga do człowieka. Przycisk albo komenda, która przekazuje rozmowę dalej: na skrzynkę, do telefonu, do pracownika. Przepis nie nakazuje jej wprost w każdej sytuacji, ale to najtańszy bezpiecznik na pomyłki bota i pierwsza rzecz, o którą pytają sfrustrowani użytkownicy.

Cześć, jestem automatycznym asystentem serwisu Nazwa. Odpowiadam na pytania o terminy, ceny i status zlecenia. Jeśli wolisz kontakt z człowiekiem, napisz „człowiek” albo kliknij przycisk poniżej – przekażę rozmowę.

Na zapleczu zostaje czwarty element: zapis rozmów. Formalnie przydaje się jako dowód, że bot się przedstawia i jak odpowiada. Praktycznie jest cenniejszy z innego powodu: pokazuje czarno na białym, o co klienci naprawdę pytają i gdzie bot kończy bezradnym „nie rozumiem”. To najtańszy audyt jakości bota, jaki istnieje.

Ile to kosztuje: rachunek w godzinach

Stawka jest jedna i publiczna: 600 zł netto za godzinę, rozliczenie co kwadrans, więc rachunek zrobisz sam. Typowe zakresy przy istniejącej aplikacji z działającym chatbotem wyglądają tak:

• Etykieta i komunikat powitalny: 1–2 h, czyli 600–1 200 zł netto. Zmiana w interfejsie plus dopracowanie treści komunikatu.
• Przekazanie rozmowy do człowieka: 3–6 h, czyli 1 800–3 600 zł netto. Rozstrzał bierze się z tego, dokąd rozmowa ma trafiać: powiadomienie na skrzynkę to dół widełek, podgląd rozmowy przez pracownika z możliwością przejęcia to góra.
• Zapis rozmów z prostym przeglądem: 2–4 h, czyli 1 200–2 400 zł netto. Lista rozmów, podgląd treści, wyszukiwanie.
• Informacja na stronie i miejsce w regulaminie: około godziny po stronie produktu. Treść prawną przygotowuje Twój prawnik, my dokładamy miejsce, w którym użytkownik ją znajdzie.

Razem typowo 6–12 h, czyli 3 600–7 200 zł netto, jednorazowo. Dokładna liczba zależy od tego, jak bot został zbudowany, dlatego przed startem dostajesz estymatę godzin na piśmie i akceptujesz ją, zanim cokolwiek ruszy. Godziny kupujesz na saldo, a przy większych pakietach saldo rośnie szybciej niż wpłata: za 30 opłaconych godzin masz na koncie 31,75 h. Niewykorzystana reszta nie przepada, zostaje na kolejne poprawki.

Kiedy bot się broni, a kiedy zwykły formularz wygrywa

AI Act to dobry pretekst, żeby zadać pytanie, którego wielu właścicieli unika: czy ten bot w ogóle zarabia na swoje utrzymanie? Bot to nie tylko koszt budowy. Odpowiedzi trzeba poprawiać, integracji pilnować, a jeśli pod spodem pracuje model językowy, płacisz też za każde jego użycie.

• Bot się broni, gdy pytań jest dużo i są powtarzalne: status zamówienia, wolne terminy, godziny otwarcia, „ile to kosztuje”. Automat odpowiada natychmiast, także po godzinach, a każda taka odpowiedź zdejmuje jeden telefon z człowieka.
• Formularz wygrywa, gdy pytań jest kilkanaście tygodniowo albo sprawy są indywidualne: reklamacje, nietypowe zlecenia, negocjacje. Dobrze opisany formularz z szybką odpowiedzią człowieka obsłuży to lepiej niż bot, który przy pierwszym trudniejszym pytaniu i tak odsyła do kontaktu.
• Hybryda jest najczęściej uczciwa: bot bierze powtarzalne pytania i sprawdzanie statusów, a wszystko inne od razu przekazuje człowiekowi, dokładnie tym przyciskiem z poprzedniej sekcji.

Jeśli zapis rozmów pokaże, że bot głównie odsyła i przeprasza, zgodność z AI Act jest najmniejszym problemem. Taniej jest go wyłączyć albo zawęzić, niż doklejać etykiety do narzędzia, które irytuje klientów. Taką rekomendację też u nas usłyszysz, bo ten wpis ma pomóc policzyć, nie sprzedać.

Od czego zacząć

Nie potrzebujesz specyfikacji ani wstępnego audytu. Wystarczy napisać, gdzie działa bot, co obsługuje i czego oczekujesz. Z rozmowy wychodzisz z estymatą godzin na piśmie, którą akceptujesz przed startem, a pracę bierze konkretny inżynier do 24 godzin od płatności. Postęp widzisz w logu panelu: opis, liczba godzin, efekt do kliknięcia.

Na stronie mamy chatbota od rezerwacji, kupionego rok temu razem z systemem. Podobno od sierpnia musi informować, że jest botem. Co dokładnie trzeba dodać, żeby było zgodnie z przepisami, i ile godzin to zajmie?

Formalności są policzalne tak samo jak godziny. Poufność obowiązuje od pierwszej wiadomości, wprost z regulaminu, bez podpisywania czegokolwiek. Pokazy i piloty jadą na danych syntetycznych, więc rozmowy Twoich klientów nie krążą po wersjach testowych. Kod i pełne prawa majątkowe są w 100% Twoje po każdym opłaconym etapie, a fakturę VAT wystawia aveneo, software house działający od 2008 roku, którego marką jest uncrn. A jeśli bota dopiero planujesz, te same zasady obejmują budowę od zera: klikalna makieta to 10 h (6 000 zł netto), pierwsza działająca wersja to 30 h (18 000 zł netto).

← wszystkie wpisy